Administrative Assistant

Administrative Assistant at Multigla Strategies Administrative Assistant at Multigla Strategies in Atlanta, Georgia Posted in about 17 hours ago.

Type:

full-time

Job Description:

PROPÓSITO

DEL PUESTO

La Coordinadora Administrativa & Imagen Institucional es la primera cara de MultiGla Strategies. Su rol es garantizar una experiencia de primer nivel para cada cliente, visitante y aliado que entre en contacto con la empresa

• ya sea en persona, por teléfono o en eventos.

Además de representar la imagen de la organización, brinda soporte operativo integral a todas las áreas, gestiona documentación, apoya procesos de seguros (Workers' Compensation y General Liability), y es pieza clave en la ejecución de eventos de marketing y publicidad.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES 1.

Recepción y Atención al Cliente

• Front Desk Ser la primera persona de contacto para clientes, visitantes y proveedores
• en persona y por teléfono. Mantener la recepción organizada, profesional e impecable en todo momento
• la imagen del espacio refleja la imagen de la empresa. Atender y direccionar llamadas entrantes con calidez, claridad y profesionalismo en inglés y español. Gestionar la recepción y distribución de correspondencia, paquetería y documentación. Coordinar citas y agenda de la oficina según indicaciones del equipo de liderazgo. Ofrecer atención presencial con estándares de hospitalidad
• café, agua y bienvenida cálida a cada visita.

2. Apoyo Administrativo General Data entry preciso y oportuno en sistemas internos, CRM y hojas de seguimiento. Digitalización, archivo y organización de documentos físicos y digitales. Preparación, impresión y entrega de materiales administrativos según requerimientos del equipo. Apoyo en la coordinación de procesos internos de todas las áreas de la organización. Manejo de correo electrónico institucional y seguimiento a comunicaciones asignadas. Gestión de suministros de oficina

• control de inventario y solicitud de reposición. 3. Seguros
• Workers' Compensation (WC) & General Liability (GL) Apoyar en el proceso de cotizaciones de pólizas WC y GL
• recopilación de información, envío de solicitudes y seguimiento con aseguradoras. Organizar y mantener actualizados los expedientes de pólizas activas de clientes. Dar seguimiento a renovaciones, vencimientos y pagos de pólizas, auditoria Servir de enlace de comunicación entre clientes y aseguradoras para trámites y consultas. Apoyar en la gestión inicial de reclamaciones
• recopilación de documentos, registro y canalización al área correspondiente. Mantener registros precisos y actualizados de todos los procesos de seguros bajo su responsabilidad. 4. Eventos de Marketing y Publicidad Apoyar en la logística, preparación y ejecución de eventos presenciales
• ferias, talleres, activaciones de marketing y eventos comunitarios.

Representar la imagen de MultiGla Strategies en eventos con presencia profesional, puntual y alineada con los estándares de la marca. Apoyar en la distribución de materiales promocionales, registro de asistentes y atención a prospectos durante eventos. Coordinar detalles logísticos antes, durante y después del evento según indicaciones del equipo de marketing. Documentar eventos con fotografías y apoyar en la recopilación de información para seguimiento post-evento.

PERFIL Y REQUISITOS REQUISITOS OBLIGATORIOS

High School Diploma o equivalente (GED) Experiencia previa en recepción, administración o atención al cliente Bilingüe inglés/español

• oral y escrito Residente cerca de Winder, GA Manejo de computadora: Word, Excel, OutlooK Imagen personal profesional y cuidada
• rol de representación institucional Disponibilidad para asistir a eventos fuera del horario regular cuando se requiera

REQUISITOS DESEABLES

Experiencia en seguros

• WC, GL o líneas comerciales Manejo de CRM o sistemas de gestión de pólizas Experiencia en empresas de servicios financieros o fiscales Experiencia en coordinación o apoyo logístico de eventos Manejo de redes sociales o materiales de marketing básico

COMPETENCIAS CLAVE

Imagen & Representación: Presencia profesional impecable. Es la cara de la organización en todo momento. Organización &

Detalle:

Gestiona múltiples tareas simultáneamente sin perder precisión ni calidad. Comunicación &

Calidez:

Comunica con claridad, escucha activamente y genera confianza desde el primer contacto. Discreción &

Confidencialidad:

Maneja información sensible de clientes y la organización con absoluta reserva.

Iniciativa & Proactividad:

Anticipa necesidades del equipo y actúa sin necesidad de ser direccionada en cada paso.

Adaptabilidad:

Se adapta con agilidad a cambios de prioridad, ritmo de trabajo y necesidades del negocio.

CONDICIONES DEL PUESTO

Lunes a Sabado

• horario de oficina presencial En temporada de impuesto (9AM
• 6PM) Enero
• Abril Disponibilidad ocasional para eventos fuera del horario regular (fines de semana o noches) Salario competitivo según experiencia Ambiente de trabajo profesional, dinámico y en crecimiento constante