Assistant(e) de direction et Coordinateur(trice) consulaire (Poste anticipé) Global Affairs Canada Locally Engaged Staff Recruitment /Affaires mondiales Canada Dotation des employés recrutés sur place Detroit, MI Job Details 6 hours ago Full Job Description RÉSUMÉ
DES RESPONSABILIT
ÉS Le Consulat général du Canada à Détroit cherche à recruter un(e) assistant(e) de direction principal(e) et un(e) coordonnateur(trice) consulaire. Ce processus de recrutement peut également servir à constituer un vivier de candidats qualifiés pour des postes similaires. L'assistant(e) de direction principal(e) fournit un soutien administratif et de coordination de haut niveau au chef de mission ou à un cadre supérieur, en assurant le bon fonctionnement du bureau de la direction, notamment en gérant les agendas, la correspondance, les événements et les interactions avec les principales parties prenantes. Le coordonnateur consulaire assure la coordination et le soutien administratif des programmes consulaires, des passeports et de la citoyenneté, en appuyant la prestation de services aux Canadiens à l'étranger, y compris le traitement des dossiers et l'assistance à la clientèle. Les fonctions peuvent inclure, sans s'y limiter : Coordonner les agendas, les réunions, les événements, les déplacements et les visites officielles Préparer, réviser et assurer le suivi de la correspondance, des rapports et de la documentation Gérer l'information, les dossiers et les processus administratifs Suivre les budgets, les dépenses et les activités de rapports financiers Effectuer des recherches, recueillir des informations et analyser les enjeux Fournir des conseils et un service à la clientèle aux parties prenantes internes et externes Assurer la liaison avec les responsables gouvernementaux, les partenaires et les prestataires de services Soutenir la mise en œuvre des programmes, la coordination des flux de travail et le suivi des dossiers Superviser ou coordonner le personnel administratif et la charge de travail Contribuer aux interventions d'urgence, aux visites de haut niveau et aux projets spéciaux
ZONES DE S
ÉLECTION Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats qui résident aux États-Unis et y sont légalement autorisés à travailler, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture. Veuillez noter que le candidat retenu doit résider sur le territoire de la mission (Michigan, Ohio, Kentucky et Indiana, à l'exclusion des comtés de Jasper, Lake, LaPorte, Newton et Porter) au moment de la nomination. Le Consulat général du Canada à Détroit ne parraine pas, directement ou indirectement, l'obtention d'un permis de travail et ne prend pas en charge les frais de déménagement. Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.
QUALIFICATION ESSENTIELLES
Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations. Études Ce poste requiert: Un diplôme d'associé, un diplôme d'études collégiales ou un diplôme professionnel délivré par un établissement légalement reconnu en administration, ou une combinaison équivalente de formation, de formation professionnelle et/ou d'expérience.
- Une combinaison équivalente désigne une combinaison de formation, de formation professionnelle et/ou d'expérience professionnelle qui serait normalement acquise au cours d'au moins deux (2) années d'études, de formation et/ou d'emploi pertinents.
Notez :
Les candidats devront fournir une preuve de leurs études. Langues Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidats seront évalués formellement ou invités à fournir une preuve de certification de ces niveaux. Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais Pour le poste de coordinateur consulaire uniquement : Un niveau intermédiaire (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en français Expérience L'expérience suivante est requise, afin d'exercer les responsabilités liées à cet emploi. Au moins deux (2) ans d'expérience cumulée en soutien administratif, y compris des tâches telles que la gestion d'agenda, la préparation de formulaires et le traitement des paiements, le suivi des budgets, la coordination d'événements, ainsi que la rédaction de correspondance ou le traitement des demandes de clients. Compétences Toutes les compétences
- seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi.
Maîtrise technique de Microsoft Office 365 (Excel, Outlook et Word) Réflexion approfondie Organisation et coordination Souci de la qualité et du détail Travail en équipe et leadership horizontal Orientation client Résilience et adaptabilité Jugement et discrétion Communications écrites Interaction orale Pour plus d'information sur les compétences: Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)
QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT
La préférence pourrait être accordée aux candidat
- e•s qui possèdent les qualifications constituant un atout.
Les candidat
- e•s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant.
Maîtrise du français Expérience de travail au sein d'une mission diplomatique Connaissance du système FAS Expérience dans l'assistance à un cadre supérieur Expérience dans les services consulaires ou la gestion de crise Connaissance du mandat et des objectifs consulaires d'Affaires mondiales Canada Connaissance générale des organisations et des politiques du gouvernement des États-Unis susceptibles d'aider les étrangers dans le cadre de demandes de renseignements courantes, en cas de détresse ou lors d'une situation de crise ou d'urgence
EXIGENCES OP
ÉRATIONNELLES Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode « satisfait/ne satisfait pas » et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste. Horaires de travail : Les heures normales de travail pour ce poste sont conformes au règlement applicable au personnel recruté sur place, soit 37,5 heures par semaine. Heures supplémentaires : Disposition à effectuer des heures supplémentaires à court préavis. Lieu de travail : Le travail s'effectue sur site, avec une flexibilité limitée pour le travail hybride à distance. Les modalités de travail hybride à distance sont susceptibles de changer en fonction des directives internes. L'employé doit être disposé et capable de voyager à l'échelle nationale et internationale, seul ou avec des collègues, selon les besoins. Poste de coordinateur consulaire uniquement : Dans les trois mois suivant la date d'entrée en fonction, suivre la formation certifiante sur les passeports pour les opérations à l'étranger offerte par le consulat et obtenir une note minimale de 85 % à l'examen final.
CONDITIONS D'EMPLOI
Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi. Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi. Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le Gouvernement du Canada.
DEMANDE SP
ÉCIALE
DE LA MISSION / COMMENTAIRES SUPPL
É
MENTAIRES :
Les employés occupant actuellement un poste de niveau équivalent au sein des missions canadiennes aux États-Unis sont encouragés à postuler. Veuillez noter que la direction peut envisager différentes approches de dotation en personnel, y compris le détachement, en fonction des besoins opérationnels et de son pouvoir discrétionnaire. Nous offrons un salaire compétitif, des congés généreux, 12 semaines de congé parental rémunéré et un ensemble complet d'avantages sociaux comprenant une assurance médicale, une assurance dentaire, une assurance invalidité de longue durée et un régime d'épargne-retraite. Vous trouverez un résumé de notre ensemble d'avantages sociaux et des informations sur l'admissibilité à l'emploi à l'adresse suivante : Emplois dans nos bureaux aux États-Unis. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie intégrante de notre culture. L'ambassade du Canada aux États-Unis s'engage à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu'à encourager et à aider les employés à acquérir et à développer leurs compétences. La diversité est une force du Canada et a joué un rôle clé dans son histoire et son développement. C'est pourquoi le Consulat général du Canada à Détroit accorde une grande importance à la diversité, à l'équité et à l'inclusion au sein de son personnel.
COMMENT POSTULER
Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée. Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne» . Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture. Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus. Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste. Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne. Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection. Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées. Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à avant la date de clôture. Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature. Si vous êtes dans une liste partiellement ou entièrement qualifiée pour un poste similaire au sein de notre mission, veuillez inclure le numéro de processus et tous les détails pertinents dans votre candidature.
NOTES IMPORTANTES R
évisez les instructions suivantes avec soins. Veuillez noter que le Consulat général du Canada à Détroit ne parraine en aucune manière, ni directement ni indirectement, l'obtention de permis de travail. Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français). La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant. Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier « spam ». Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats. Veuillez noter que le Consulat général du Canada à Detroit ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation. Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre. Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d'obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d'une mesure d'adaptation à une étape quelconque du processus d'évaluation, veuillez communiquer avec nous à pour en faire la demande. Il peut s'agir, par exemple, d'une modification des conditions d'évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d'adaptation sera traitée de manière confidentielle. Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir une ou plusieurs réserves de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de le Consulat général du Canada à Detroit, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection. Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada. Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers de même que des conditions d'emploi des employés recrutés sur place selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l'enveloppe globale de rémunération.
