Job Description
Location:
FR-Paris, Department:
NYU Paris (GL0012) School/Division:
Global Programs (WS1750) Compensation Grade:
Pending Category Business/Professional Administrative Position Summary:
NYU s'engage à être une communaute universitaire accueillante qui reflète et met en oeuvre les valeurs d'inclusion, de diversite, d'appartenance, d'equite et d'accessibilite qui sous-tendent l'excellence academique. Nous recherchons des candidats qui non seulement renforceront notre engagement envers ces valeurs, mais dont l'experience, les competences, les aptitudes et les efforts d'engagement communautaire contribuent à des environnements d'apprentissage et de travail diversifies, equitables et inclusifs pour nos etudiants, notre personnel et nos professeurs. Il s'agit d'un poste à temps plein. L'Assistant(e) Programmation & Reservations est responsable de superviser de bout en bout la planification, la coordination et l'execution des programmes destines aux enseignants, aux etudiants et aux programmes de court sejour. Il ou elle veille à une planification efficace, à la gestion du calendrier des reservations (restauration, billets, transports, hebergement, fournitures, etc.), à l'utilisation optimale de l'espace, à la prestation de services de haute qualite et au respect des politiques de l'NYU. L'Assistant(e) Programmation & Reservations travaille en etroite collaboration avec les equipes internes et les partenaires externes, et soutient toutes les nouvelles initiatives strategiques visant à optimiser les operations evenementielles, à promouvoir le site d'NYU Paris et à ameliorer l'experience globale des etudiants. Ce poste exige un sens de l'organisation, d'excellentes competences en communication, de la flexibilite, le sens du detail ainsi que la capacite à gerer des priorites multiples dans un environnement au rythme soutenu. Principales responsabilites General:
10 % Se tenir au courant de l'actualite culturelle et sportive à Paris. Fournir des mises à jour regulières à l'equipe de direction des affaires academiques et de la vie etudiante. Collaborer de manière proactive avec les institutions culturelles et sportives afin de maintenir à jour un livret de contacts et de procedures de reservation. Participer à diverses tâches administratives, y compris l'attribution et la reservation des salles de reunion. Effectuer des visites guidees du site en personne avec les visiteurs. Programmation academique et reservations:
40 % Collaborer avec les cadres de l'equipe academique pour identifier les besoins de reservation des enseignants. Établir une liste de prestataires adaptes, comprenant les hôtels, restaurants, traiteurs et autres fournisseurs. Gerer les reservations, la logistique et la coordination avec le corps professoral pour les activites obligatoires (curricular) et peri-academiques (co-curricular). Gerer les reservations, la logistique et la coordination avec les enseignants pour les sorties à la journee et les voyages de plusieurs jours. Planifier et coordonner les reservations et la logistique des programmes academiques de court sejour tout au long de l'annee, avec un pic d'activite pendant la session de janvier (J-term) et les sessions d'ete. Être disponible pour repondre aux questions des etudiants concernant les activites peri-academiques. Assurer le suivi post-evenement avec le personnel et les enseignants concernes. Coordonner l'organisation des evenements sur site avec l'equipe informatique (IT) et l'equipe des services generaux. Programmation et reservations etudiantes:
40% Collaborer avec les cadres de la Vie Étudiante pour identifier les besoins de reservation pour les activites. Établir une liste de prestataires adaptes pour les activites extrascolaires (culturelles, sportives et autres). Gerer les reservations, la logistique et la coordination des activites extrascolaires. Gerer la logistique et la coordination en amont des evenements internes et externes, y compris la configuration des salles, la dotation en personnel, les besoins audiovisuels/informatiques, la restauration, le transport et autres besoins logistiques lies aux evenements. Coordonner le soutien à la programmation et aux reservations pour les etudiants des programmes de court sejour tout au long de l'annee, en veillant à leur parfaite integration avec les activites regulières de la vie etudiante pendant les periodes de pointe (sessions de janvier et d'ete). Être disponible pour repondre aux questions des etudiants concernant les activites extrascolaires. Être present(e) sur le terrain pour aider au bon deroulement des evenements le jour J et veiller à ce que les attentes des clients soient satisfaites et depassees. Assurer le suivi post-evenement avec le personnel concerne. Autre•10% Effectuer d'autres tâches administratives, ponctuelles et de soutien à l'equipe selon les besoins. Executer toute autre tâche confiee par [responsable à determiner] et la direction generale de l'NYU Paris.•NYU is committed to being a welcoming campus community that reflects and enacts the values of inclusion, diversity, belonging, and equity that inform academic excellence. We seek candidates who will not only enhance our commitment to these values but whose experience, competencies, skills, and community engagement efforts contribute to diverse, equitable, inclusive learning and working environments for our students, staff, and faculty. This is a full-time position The Programming & Reservations Assistant is responsible for overseeing the end-to-end planning, coordination, and execution of faculty, students, and short-term programs' programming, ensuring efficient planning, time-managed booking (food, tickets, transportation, accommodation, supplies...), efficient use of space, high-quality service delivery, and compliance with NYU policies. The Programming & Reservations Assistant works closely with internal teams and external parties and supports all new strategic initiatives to optimize event operations, promote the NYU Paris venue, and enhance the overall student experience. This position requires organization skills, excellent communication skills, flexibility, attention to detail, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. Principal Accountabilities General:
10% Stay up to date on cultural and sporting events in Paris. Provide regular updates to the Academic and Student Life Management team. Work proactively with cultural and sports institutions to maintain a contact and reservation procedure booklet Assist with various administrative tasks, including meeting room allocation and bookings Conduct in-person site visits with visitors Academic programming and reservations: 40% Work with academic senior staff to identify Faculty booking needs Create a list of suitable vendors, including hotels, restaurants, caterers, and other suppliers Manage booking, logistics, and coordination with the faculty for curricular and co-curricular activities Manage booking, logistics, and coordination with the faculty for academic daytrips and overnight trips Planning and coordination of reservations and logistics for short-term academic programs visiting throughout the year, with peak activity during J-term (January) and summer sessions Be available to answer student questions about co-curricular activities Post-event follow-up with relevant staff and Faculty Coordinate with IT and facilities staff on the on-site event organization. Student booking and programming:
40% Work with Student Life senior staff to identify activities booking needs Create a list of suitable vendors for extra-curricular activities (cultural, sportives, and other vendors) Manage booking, logistics, and coordination for extra-curricular activities Manage pre-event logistics and coordination for internal and external events, including room setup, staffing, AV/IT requirements, catering, transportation, and other event logistical needs Coordinate programming and reservations support for short-term program students visiting throughout the year, ensuring seamless integration with regular student life activities during peak periods including J-term and summer Be available to answer student questions about extra-curricular activities Be on site to assist with on-the-day event operations and ensure that client expectations are met and exceeded Post-event follow-up with relevant staff Other:
10% Other ad hoc, administrative, and team support duties as required. Other duties assigned by TBD and the senior leadership at NYU Paris Qualifications:
Formation Requise Diplôme d'etudes superieures (niveau Bac +2 minimum). Experience Requise Experience confirmee de 2 à 3 ans. Connaissances, Competences et Aptitudes Requises Maîtrise de l'anglais et du français, à l'oral comme à l'ecrit. Esprit d'equipe. Fortes capacites d'organisation et de gestion de projets. Excellentes competences relationnelles et redactionnelles. Capacite eprouvee à mener de front plusieurs projets simultanement. Approche proactive pour recueillir les retours d'experience et impulser des ameliorations. Experience de travail dans un environnement au rythme soutenu. Capacite à preserver et à favoriser un environnement de travail collaboratif et positif, ainsi qu'à valoriser la reputation externe de l'etablissement ; le/la candidat(e) devra faire preuve d'une ethique irreprochable et promouvoir l'inclusion à tous les niveaux de l'organisation. Experience, Competences et Aptitudes Souhaitees Toute experience pertinente sera appreciee. • Required Education Educated to degree level (minimum Bac +2) Required Experience Proven 2-3 years of experience Required Knowledge, Skills, and Abilities English and French, spoken and written Team player Strong organisational and project management ability Excellent interpersonal and written communication skills Proven track record of managing multiple projects at once Proactive in gathering feedback and driving improvements Experience in a fast-paced Must be able to preserve and foster a collaborative, positive work environment and external reputation and will model high ethical conduct and inclusion throughout the organisation Preferred Experience, Skills, and Abilities All relevant experience is appreciated Additional Information:
Veuillez consulter les politiques de traitement des donnees de NYU basees sur le nouveau Règlement general sur la protection des donnees (RGPD) que vous pouvez trouver ici : www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee . Les candidats doivent avoir les autorisations administratives à travailler et vivre en France avant leur nomination. NYU France ne prend pas en charge les frais de demenagement. NYU France est un employeur garantissant l'egalite des chances et engage en faveur de l'equite, de la diversite et de l'inclusion sociale. NYU vise à être parmi les campus urbains les plus verts du pays et neutre en carbone d'ici 2040. En savoir plus sur nyu.edu/nyugreen. EOE/AA/Minorites/Femmes/Veterinaire/Personnes handicapees/Orientation sexuelle/Identite de genre • Please consult NYU's data processing policies based on the new General Data Protection Regulations (GDPR) that can be found here: www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee . Candidates must have the unrestricted right to work and live in Paris prior to appointment. NYU France does not provide relocation packages. NYU France is an equal opportunity employer committed to equity, diversity and social inclusion. NYU aims to be among the greenest urban campuses in the country and carbon neutral by 2040. Learn more at nyu.edu/nyugreen. EOE/AA/Minorities/Females/Vet/Disabled/Sexual Orientation/Gender Identity We can recommend jobs specifically for you! Click here to get started.
