Administrador de Oficina - (+2 Años de Experiencia Preferido)

Sobre Amador Jewelers Amador Jewelers es una empresa mayorista de joyería fina especializada en oro de 14K, plata .925 y diamantes. Ayudamos a emprendedores y joyeros a crecer sus negocios con productos de alta calidad. Descripción del Puesto El/la Administrador(a) de Oficina es responsable de mantener el orden, la comunicación y la eficiencia dentro de las operaciones administrativas y logísticas de la empresa. Este puesto tiene como funciones principales brindar apoyo al área administrativa, manejar cuentas por cobrar, coordinar envíos, asistir en el conteo de inventario, apoyar al equipo de ventas y mantener la oficina organizada y funcional. Se busca una persona organizada, confiable y detallista , que trabaje con precisión y mantenga una actitud proactiva en un entorno dinámico. Responsabilidades Principales 1. Apoyo Administrativo Gestionar documentos, reportes y archivos internos (digitales y físicos). Redactar facturas, cartas y reportes administrativos. Dar seguimiento a tareas asignadas por la dirección y mantener comunicación efectiva con el equipo. Asegurar que los procesos administrativos se realicen con puntualidad y orden. 2. Coordinación Financiera (Cuentas por Cobrar) Generar y enviar facturas a clientes mediante Zoho Books . Monitorear pagos pendientes y mantener actualizado el registro de Cuentas por Cobrar . Realizar seguimientos con clientes para confirmar pagos y fechas de depósito. Registrar pagos recibidos y coordinar su conciliación con el área contable. 3. Envíos e Inventario Preparar y coordinar envíos mediante FedEx u otras paqueterías. Crear etiquetas, programar recogidas y rastrear entregas. Resolver incidencias con envíos o reclamos de paquetería. Asistir en el conteo de inventario y verificar que las piezas estén correctamente registradas. 4. Apoyo al Equipo de Ventas y Clientes Colaborar con el equipo de ventas para asegurar que los pedidos y facturas estén correctos y listos para envío. Actualizar información de clientes en Zoho CRM . Comunicar de manera profesional con clientas para confirmar pagos, envíos y documentación. Apoyar en el seguimiento postventa para garantizar satisfacción del cliente. 5. Organización de Oficina Mantener el área de trabajo limpia, ordenada y funcional. Monitorear el consumo de suministros de oficina (papelería, sobres, etiquetas, etc.) y solicitar reposición cuando sea necesario. Apoyar a la dirección en tareas administrativas o proyectos especiales. Velar por un ambiente de trabajo organizado, productivo y profesional. Requisitos Conocimientos básicos de facturación, cuentas por cobrar y envíos. Dominio de herramientas digitales como, Excel o software similar. Atención al detalle y precisión en el manejo de información. Habilidades de comunicación en español e inglés básico/intermedio. Habilidades Clave Persona organizada, responsable y puntual. Capacidad de dar seguimiento a múltiples tareas. Proactividad y disposición para aprender. Discreción y profesionalismo en el manejo de información financiera y de clientes. Compensación y Beneficios Sueldo competitivo según experiencia. Entrenamiento en sistemas Zoho Books y CRM. Ambiente de trabajo profesional y orientado al crecimiento. Bonos por desempeño y días libres pagados.

Tipo de puesto:

Tiempo completo, Medio tiempo

Base Pay:

$16.00

• $20.

00 la hora

Beneficios:

Flexible schedule Paid time off Puede trasladarse/mudarse: Lafayette, IN 47901: Trasladarse al trabajo sin problemas o planear mudarse antes de comenzar a trabajar (Deseable)

Experiencia:

2.: 1 año (Deseable)

Idioma:

ingles/español (Deseable) Lugar de trabajo: Empleo presencial Administrador de Oficina

• (+2 Años de Experiencia Preferido) Lafayette, IN 47901 $16
• $20 an hour
• Part-time, Full-time $16
• $20 an hour
• Part-time, Full-time Sobre Amador Jewelers Amador Jewelers es una empresa mayorista de joyería fina especializada en oro de 14K, plata .

925 y diamantes. Ayudamos a emprendedores y joyeros a crecer sus negocios con productos de alta calidad. Descripción del Puesto El/la Administrador(a) de Oficina es responsable de mantener el orden, la comunicación y la eficiencia dentro de las operaciones administrativas y logísticas de la empresa. Este puesto tiene como funciones principales brindar apoyo al área administrativa, manejar cuentas por cobrar, coordinar envíos, asistir en el conteo de inventario, apoyar al equipo de ventas y mantener la oficina organizada y funcional. Se busca una persona organizada, confiable y detallista , que trabaje con precisión y mantenga una actitud proactiva en un entorno dinámico. Responsabilidades Principales 1. Apoyo Administrativo Gestionar documentos, reportes y archivos internos (digitales y físicos). Redactar facturas, cartas y reportes administrativos. Dar seguimiento a tareas asignadas por la dirección y mantener comunicación efectiva con el equipo. Asegurar que los procesos administrativos se realicen con puntualidad y orden. 2. Coordinación Financiera (Cuentas por Cobrar) Generar y enviar facturas a clientes mediante Zoho Books . Monitorear pagos pendientes y mantener actualizado el registro de Cuentas por Cobrar . Realizar seguimientos con clientes para confirmar pagos y fechas de depósito. Registrar pagos recibidos y coordinar su conciliación con el área contable. 3. Envíos e Inventario Preparar y coordinar envíos mediante FedEx u otras paqueterías. Crear etiquetas, programar recogidas y rastrear entregas. Resolver incidencias con envíos o reclamos de paquetería. Asistir en el conteo de inventario y verificar que las piezas estén correctamente registradas. 4. Apoyo al Equipo de Ventas y Clientes Colaborar con el equipo de ventas para asegurar que los pedidos y facturas estén correctos y listos para envío. Actualizar información de clientes en Zoho CRM . Comunicar de manera profesional con clientas para confirmar pagos, envíos y documentación. Apoyar en el seguimiento postventa para garantizar satisfacción del cliente. 5. Organización de Oficina Mantener el área de trabajo limpia, ordenada y funcional. Monitorear el consumo de suministros de oficina (papelería, sobres, etiquetas, etc.) y solicitar reposición cuando sea necesario. Apoyar a la dirección en tareas administrativas o proyectos especiales. Velar por un ambiente de trabajo organizado, productivo y profesional. Requisitos Conocimientos básicos de facturación, cuentas por cobrar y envíos. Dominio de herramientas digitales como, Excel o software similar. Atención al detalle y precisión en el manejo de información. Habilidades de comunicación en español e inglés básico/intermedio. Habilidades Clave Persona organizada, responsable y puntual. Capacidad de dar seguimiento a múltiples tareas. Proactividad y disposición para aprender. Discreción y profesionalismo en el manejo de información financiera y de clientes. Compensación y Beneficios Sueldo competitivo según experiencia. Entrenamiento en sistemas Zoho Books y CRM. Ambiente de trabajo profesional y orientado al crecimiento. Bonos por desempeño y días libres pagados.

Tipo de puesto:

Tiempo completo, Medio tiempo

Base Pay:

$16.00

• $20.

00 la hora

Beneficios:

Flexible schedule Paid time off Puede trasladarse/mudarse: Lafayette, IN 47901: Trasladarse al trabajo sin problemas o planear mudarse antes de comenzar a trabajar (Deseable)

Experiencia:

2.: 1 año (Deseable)

Idioma:

ingles/español (Deseable) Lugar de trabajo: Empleo presencial