Recepcionista

Recepcionista Harbor Regional Center - 4.0 Torrance, CA Job Details $40,643 - $46,488 a year 2 hours ago Full Job Description RESUMEN La oficina principal de HRC en Torrance, California, cuenta con oficinas para nuestro personal, salas de conferencias y reuniones, y el Centro de Recursos y Tecnología de Asistencia de

HRC. HRC

también tiene una oficina satélite en Long Beach. Esta oficina se estableció para facilitar el acceso geográfico a las familias de las ciudades del este y del sur de nuestra área de servicio. HRC cuenta con una recepcionista en cada ubicación. Actualmente estamos buscando a la recepcionista para la oficina de Torrance. La recepcionista de Torrance cubrirá regularmente a la recepcionista de Long Beach. Descripción Bajo la dirección del Supervisor de Instalaciones, la Recepcionista es responsable de: Brindar un alto nivel de atención al cliente a visitantes, clientes, proveedores de servicios, personal del Harbor Regional Center (HRC) y al público en general. Recibir y orientar a los visitantes en la recepción de la oficina principal de Torrance o de la oficina de Long Beach. Atender y redirigir las llamadas telefónicas entrantes y proporcionar información general. Realizar una amplia variedad de tareas administrativas en apoyo del supervisor de administración de instalaciones y demás personal del centro regional.

RESPONSABILIDADES

Recibe y orienta a los visitantes; proporciona información general, así como información sobre las reuniones y capacitaciones que se llevan a cabo en el Centro Regional; notifica al personal la llegada de las personas con cita previa. Contesta las llamadas telefónicas entrantes al número principal de HRC; responde a preguntas, inquietudes o quejas generales; transfiere las llamadas a los recursos internos apropiados; evalúa si hay asuntos urgentes y remite las llamadas al personal adecuado (gerente, asistente de equipo o funcionario de turno); revisa y canaliza los mensajes dejados fuera del horario laboral. Mantiene la lista de teléfonos del personal; la actualiza y la distribuye mensualmente. Colabora diariamente en la apertura de las instalaciones para el personal y el público; supervisa el calendario diario de reuniones y citas en las salas de conferencias; ayuda al personal a reservar salas de conferencias. Verifica que los muebles, equipos y servicios en las áreas públicas estén en buen estado de funcionamiento; se asegura de que los diversos juguetes y materiales utilizados por el personal y las familias estén organizados y limpios; recibe avisos del personal sobre problemas del edificio e informa al gerente de instalaciones y/o al personal de administración del edificio o la propiedad; ayuda al personal a configurar equipos audiovisuales. Mantiene los registros de seguridad del edificio y asigna tarjetas de acceso a los visitantes según sea necesario; revisa periódicamente las cámaras de seguridad y el sistema de acceso; actúa como responsable de planta para el vestíbulo, las salas de conferencias y las áreas públicas, informando y orientando a los visitantes y al personal en caso de emergencia. Identifica a los equipos y/o coordinadores de servicio asignados para consultas relacionadas con clientes que utilizan Virtual Chart; recibe documentos de los visitantes para el personal de HRC y los escanea y envía por correo electrónico según corresponda. Puede prestar asistencia en el Centro de Recursos, ayudando a los visitantes a retirar y devolver materiales y asegurándose de que haya folletos y publicaciones del HRC disponibles. Realiza una amplia variedad de tareas administrativas y de oficina generales, entre las que se incluyen: ordenar/recibir y distribuir suministros; copiar; responder correos electrónicos; archivar documentos; recopilar datos y preparar informes de rutina/especiales. Participa en actividades de espíritu de equipo, incluida la organización de actividades y eventos, la planificación y participación en retiros de equipo y eventos de toda la Agencia y la coordinación de celebraciones y otras ocasiones. Mantiene absoluta confidencialidad con respecto a los clientes y sus familias en cumplimiento con las regulaciones HIPAA y las políticas del Centro Regional. Realiza tareas relacionadas según sea necesario.

CALIFICACIONES

Formación académica y experiencia laboral: Finalización de la escuela secundaria Uno o más años de experiencia en puestos similares.

Conocimientos/habilidades:

Conocimientos básicos de métodos y prácticas de documentación de clientes, generalmente adquiridos tras uno o más años de experiencia en puestos similares. O bien, dominio demostrado en el uso de software informático para el mantenimiento de grandes bases de datos. Dominio de Microsoft Office, incluyendo Word, Excel y Outlook. Capacidad para escribir a máquina a 40 palabras por minuto. Habilidades matemáticas suficientes para calcular y cuadrar datos numéricos rutinarios. Procedimientos de archivo numérico y alfabético. Habilidades de comunicación oral y escrita efectivas para redactar correspondencia y correos electrónicos de rutina. Excelentes habilidades de organización laboral para cumplir con los plazos de entrega. Habilidades de pensamiento crítico y resolución de problemas, incluyendo la capacidad de investigar y resolver problemas de procedimiento. Capacidad para trabajar bien bajo presión con prioridades contrapuestas. Capacidad para comunicarse y trabajar eficazmente con personas de diversas culturas, edades y orígenes. Se requiere dominio del español. Se requiere una licencia de conducir vigente de California, un seguro obligatorio estatal y un historial de conducción aceptable para la compañía aseguradora de la Agencia, al usar un vehículo personal para asuntos del Centro.

Rango de salario inicial:

$40,643- $46,488 Empleador de igualdad de oportunidades