Bilingual Receptionist & Administrative Assistant

POLNAC USA - 4.0

Pasadena, TX Job Details Full-time $16 - $18 an hour 11 hours ago Benefits Paid time off

Qualifications Bilingual Microsoft Word Microsoft Excel English QuickBooks Full Job Description Bilingual Receptionist & Accounting Assistant Location:

Pasadena, TX Company:

POLNAC USA

Sobre la empresa

POLNAC USA

es una empresa dedicada a la comercialización y manufactura de resinas plásticas, compuestos y soluciones para la industria del plástico, atendiendo clientes en Estados Unidos y Latinoamérica. Con más de 40 años de experiencia en el mercado, buscamos personas organizadas, proactivas y orientadas al servicio para integrarse a nuestro equipo. Responsabilidades1. Recepción y administración Atención telefónica y recepción de visitantes, clientes, proveedores y transportistas. Recepción y orientación de conductores ( drivers ) que se presenten para cargar o recoger mercancía. Verificación de la información del conductor, transportista, orden de carga y documentación correspondiente. Manejo de correspondencia, paquetería y suministros de oficina. Apoyo administrativo a los departamentos de, operaciones y contabilidad. Organización y archivo de documentos físicos y digitales. Coordinación de salas de juntas y atención de necesidades administrativas. 2. Logística y coordinación de embarques Recibir y registrar a los conductores que lleguen a las instalaciones para recoger mercancía. Verificar la información del embarque y confirmar los datos correspondientes antes de iniciar la carga. Preparar y completar los Bill of Lading (BOL) , asegurándose de que la información del embarque sea correcta. Asignar la carga correspondiente a cada conductor de acuerdo con las instrucciones y documentación proporcionadas por el departamento de operaciones. Coordinar la comunicación entre los conductores, el personal de almacén y el departamento de operaciones durante el proceso de carga. Entregar al conductor el Bill of Lading y la documentación correspondiente una vez finalizado el proceso de carga. Colocar el sello de seguridad ( security seal ) en el remolque o contenedor, según el procedimiento establecido, y registrar el número del sello en la documentación correspondiente. Verificar que los documentos estén completos y correctamente firmados antes de autorizar la salida del conductor, conforme a los procedimientos de la empresa. Mantener registros organizados de los embarques, documentos entregados, números de sello y salidas de unidades. Dar seguimiento a las órdenes de carga y reportar cualquier discrepancia o inconveniente al departamento de operaciones. 3. Soporte contable Registrar y dar seguimiento a facturas de proveedores. Apoyar en la actualización y elaboración de reportes administrativos y contables. Capturar, organizar y verificar información en Microsoft Excel. Apoyar en la conciliación y organización de documentos contables. Colaborar durante los cierres mensuales y en otras actividades relacionadas con el departamento de contabilidad. 4. Servicio al cliente y comunicación Mantener comunicación profesional con clientes, proveedores, conductores y transportistas en inglés y español. Dar seguimiento a órdenes, entregas, embarques y documentación. Atender consultas telefónicas y por correo electrónico. Canalizar solicitudes e incidencias al departamento correspondiente. Apoyar en la coordinación de actividades de logística y distribución. Requisitos obligatorios Inglés y español fluidos , tanto oralmente como por escrito. Mínimo 1 año de experiencia en recepción, administración, logística, atención al cliente o soporte contable. Conocimiento práctico de Microsoft Excel. Debe saber ingresar y organizar datos, trabajar con tablas, utilizar fórmulas básicas, ordenar y filtrar información, y actualizar reportes. Manejo de Microsoft Outlook,Excel y Word. Capacidad para preparar documentos de embarque, o disposición para aprender los procedimientos internos de la empresa. Excelente organización, precisión y atención al detalle. Capacidad para realizar varias tareas simultáneamente y dar seguimiento a pendientes. Habilidades de comunicación y trato profesional con conductores, clientes y proveedores. Puntualidad, responsabilidad, iniciativa y capacidad para trabajar en equipo. Requisitos deseables Experiencia preparando Bill of Lading (BOL) y otros documentos de transporte. Experiencia en recepción de conductores, coordinación de cargas o despacho de mercancía. Experiencia en empresas de manufactura, logística, transporte o distribución. Conocimientos de QuickBooks o SAP. Conocimientos básicos de importación y exportación. Experiencia en control de documentos, órdenes de carga y registros de embarques. Habilidades clave Comunicación profesional en inglés y español. Organización y seguimiento. Atención al detalle y precisión en la documentación. Manejo de información confidencial. Sentido de urgencia y resolución de problemas. Trato profesional con conductores y visitantes. Trabajo en equipo y orientación al cliente. Capacidad para seguir procedimientos y cumplir con las instrucciones operativas. Perfil que buscamos Buscamos una persona organizada, confiable y proactiva, capaz de combinar actividades de recepción y administración con tareas de apoyo contable y coordinación de embarques. La persona ideal debe sentirse cómoda trabajando con documentos, utilizando Excel diariamente y atendiendo a conductores y transportistas en un entorno de manufactura y distribución. La precisión en la preparación de documentos, la correcta asignación de cargas y el cumplimiento de los procedimientos de seguridad y despacho son aspectos fundamentales del puesto.

Tipo de puesto:

Tiempo completo

Sueldo:

$16.00 - $18.00 la hora

Beneficios:

Paid time off Lugar de trabajo: Empleo presencial