Find & Apply For Receptionist Jobs in Cotati, California

Key Responsibilities Greet and assist employees, clients, vendors, and visitors in a friendly and professional manner. Answer and direct incoming phone calls and take accurate messages when necessary. Monitor, prepare, send, and respond to routine emails and correspondence. Receive, sort, and distribute incoming mail and packages. Assist with ordering and coordinating janitorial supplies, cleaning materials, equipment, and other items needed for employees and job locations. Communicate with supervisors and team members regarding supply requests and operational needs. Maintain organized records of supply orders, purchases, deliveries, and related documentation. Use Microsoft Excel to enter, organize, update, and maintain company information, lists, logs, and basic reports. Use Microsoft Word and Outlook for documents, correspondence, scheduling, and general office communication. Assist with filing, scanning, copying, printing, data entry, and maintaining organized electronic and physical records. Schedule appointments, meetings, and other office-related activities as needed. Contact vendors and service providers as directed and follow up on orders or requests. Run occasional local company errands, such as picking up supplies, documents, or other necessary items. Help maintain the reception and office areas clean, organized, and professional. Communicate with administrative and operations personnel to help ensure daily tasks are completed. Assist management and other departments with additional administrative or operational tasks as needed. Qualifications Bilingual in English and Spanish is required , with the ability to communicate effectively in both languages. Previous experience in reception, administrative assistance, office support, customer service, or a similar role is preferred. Comfortable using Microsoft Office, especially Excel, Word, and Outlook . Strong verbal and written communication skills. Strong organizational skills and attention to detail. Ability to manage multiple tasks and priorities in a fast-paced environment. Professional and courteous when communicating with employees, clients, vendors, and visitors. Dependable, punctual, and able to work independently when necessary. Willing to learn and assist with different areas of the company's daily operations. Able to handle company information and documents professionally and confidentially. Comfortable performing occasional local errands for company-related needs. Ideal Candidate We are looking for someone who enjoys staying organized, communicating with people, and helping things run smoothly. This position is a good fit for someone who can comfortably move between front-desk responsibilities and administrative support. During a typical day, you may answer a client call, prepare or update an Excel spreadsheet, receive office mail, coordinate cleaning supplies for a job location, communicate with a supervisor, or assist management with an urgent administrative need. Experience in the janitorial, commercial cleaning, building maintenance, property management, or service industry is a plus, but is not required. ESPAÑOLRecepcionista Bilingüe / Asistente Administrativo GDL Building Maintenance LLC está buscando una persona amable, organizada, responsable y profesional para unirse a nuestro equipo como Recepcionista Bilingüe / Asistente Administrativo . Somos una compañía en crecimiento dedicada a servicios de limpieza comercial y mantenimiento de edificios. Buscamos a una persona que pueda brindar apoyo en la recepción y, al mismo tiempo, colaborar con nuestros equipos administrativos y de operaciones en las necesidades diarias de la compañía. La persona ideal debe hablar inglés y español , sentirse cómoda comunicándose con empleados, clientes, proveedores y supervisores, y tener la capacidad de manejar diferentes responsabilidades de manera organizada y profesional. Responsabilidades Principales Recibir y atender a empleados, clientes, proveedores y visitantes de manera amable y profesional. Contestar y dirigir llamadas telefónicas y tomar mensajes correctamente cuando sea necesario. Revisar, preparar, enviar y responder correos electrónicos y correspondencia rutinaria. Recibir, organizar y distribuir correo y paquetes. Ayudar con los pedidos y la coordinación de suministros de limpieza, materiales, equipo y otros artículos necesarios para empleados y lugares de trabajo. Comunicarse con supervisores y miembros del equipo sobre solicitudes de suministros y necesidades operativas. Mantener registros organizados de pedidos, compras, entregas y documentación relacionada. Utilizar Microsoft Excel para ingresar, organizar, actualizar y mantener información, listas, registros y reportes básicos de la compañía. Utilizar Microsoft Word y Outlook para documentos, correspondencia, calendarios y comunicación general de oficina. Apoyar con archivo, escaneo, copias, impresiones, ingreso de datos y organización de documentos electrónicos y físicos. Programar citas, reuniones y otras actividades relacionadas con la oficina cuando sea necesario. Contactar a proveedores o prestadores de servicios y dar seguimiento a pedidos o solicitudes. Realizar ocasionalmente diligencias locales relacionadas con la compañía, como recoger suministros, documentos u otros artículos necesarios. Ayudar a mantener el área de recepción y oficina limpia, organizada y profesional. Mantener comunicación con los equipos administrativos y de operaciones para ayudar a completar las tareas diarias. Apoyar a la gerencia y a otros departamentos con tareas administrativas u operativas adicionales cuando sea necesario. Requisitos Bilingüe en inglés y español es requisito , con capacidad para comunicarse efectivamente en ambos idiomas. Se prefiere experiencia previa en recepción, asistencia administrativa, trabajo de oficina, servicio al cliente o una posición similar. Conocimiento y comodidad utilizando Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook . Buena comunicación verbal y escrita. Excelentes habilidades de organización y atención al detalle. Capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades en un ambiente de trabajo dinámico. Trato profesional y respetuoso con empleados, clientes, proveedores y visitantes. Persona responsable, puntual y capaz de trabajar de manera independiente cuando sea necesario. Disposición para aprender y apoyar diferentes áreas de las operaciones diarias de la compañía. Capacidad para manejar información y documentos de la compañía de manera profesional y confidencial. Disponibilidad para realizar ocasionalmente diligencias locales relacionadas con las necesidades de la compañía. Candidato(a) Ideal Buscamos a una persona que disfrute mantenerse organizada, comunicarse con otras personas y ayudar a que las actividades diarias de la oficina funcionen de manera eficiente. Esta posición es ideal para alguien que pueda alternar cómodamente entre las responsabilidades de recepción y el apoyo administrativo. Durante un día normal, puede ser necesario contestar una llamada de un cliente, preparar o actualizar una hoja de Excel, recibir el correo de la oficina, coordinar suministros de limpieza para una ubicación, comunicarse con un supervisor o ayudar a la gerencia con alguna necesidad administrativa urgente. La experiencia en la industria de limpieza comercial, servicios de conserjería, mantenimiento de edificios, administración de propiedades o industrias de servicios es una ventaja, pero no es requisito .

Pay:

$19.50 - $21.00 per hour Expected hours: 40.0 per week

Benefits:

401(k) Health insurance Vision insurance

Work Location:

In person