HR & Administrative Specialist（人事行政专员） 工作地点：Ontario, CA 工作性质：Full-Time / 全职 工作方式：On-site / 现场办公 职位概述 我们正在招聘一名 HR & Administrative Specialist（人事行政专员） ，负责支持公司美国分公司及两个自营仓库的日常人力资源与行政管理工作。 该岗位需要同时承担基础人事运营和行政支持职责，包括招聘协调、员工入离职、考勤及工时审核、员工档案管理、人事流程执行、办公及仓库物资采购、供应商协调、物业及设施维修沟通等。 我们希望候选人具备较强的执行力、责任心和沟通协调能力，能够独立跟进日常事务，并适应物流/海外仓业务节奏较快、事务较多的工作环境。 主要工作职责一、人力资源 / HR 1. 招聘与入职支持 协助发布招聘职位、筛选简历、安排电话及现场面试； 与招聘平台、候选人及内部Hiring Manager协调招聘流程； 跟进入职文件、背景调查及相关入职手续； 协助新员工Orientation及入职培训安排； 确保员工入职资料完整并及时归档。 2. 考勤及工时管理 负责审核员工Time Card、出勤、迟到、早退、请假及加班记录； 定期与仓库负责人核对员工实际出勤及工时； 发现异常工时记录时及时跟进、确认并留存相关记录； 协助整理Payroll所需的工时及员工变动信息； 跟踪PTO、Sick Leave及其他休假记录。 3. 员工档案与HR Administration 建立并维护员工电子及纸质档案； 维护员工基本信息、职位、薪资变动及Employment Status等记录； 协助处理员工入职、转岗、调薪、休假及离职相关文件； 确保HR文件及记录完整、准确并及时更新； 配合管理层及外部HR/Payroll服务商完成相关资料准备。 4. 员工关系及基础HR支持 作为员工日常HR问题的基础联系窗口； 协助处理考勤、公司政策、福利、请假等常规员工问题； 协助管理层进行员工沟通及相关文件记录； 对敏感员工信息保持严格保密； 对需要升级处理的员工关系或合规事项及时向管理层汇报。 5. HR合规支持 协助维护员工手册、公司政策及内部HR流程； 协助确保员工档案、考勤、休假及相关HR流程符合公司政策及适用的联邦和州劳动法规要求； 协助准备Workers' Compensation、Leave of Absence等事项所需要的基础资料； 配合公司管理层、Payroll、保险公司及外部HR/法律顾问提供所需文件。 二、行政管理 / Administration 1. 办公室及仓库行政支持 支持美国分公司及两个自营仓库的日常行政工作； 负责办公用品、仓库日常物料及其他行政用品的采购和库存管理； 根据各部门需求进行询价、下单、付款申请及采购跟进； 协助控制行政及日常采购成本。 2. 物业及设施协调 负责与房东、Property Management及维修供应商沟通； 跟进办公室及仓库的空调、水电、门禁、照明、卫生等维修事项； 跟踪维修进度，确保问题得到及时解决； 维护相关供应商及物业联系人信息。 3. 供应商管理 协助寻找、比较及管理行政类供应商； 跟进供应商报价、合同、Invoice及付款流程； 定期整理和维护供应商资料； 协助管理清洁、垃圾处理、饮用水、办公设备等日常服务。 4. 日常行政协调 协助安排公司会议、访客接待及内部活动； 处理邮件、快递、文件及其他办公室日常事务； 协助管理公司办公设备、门禁、钥匙及相关资产； 根据业务需要支持管理层及仓库运营团队的其他行政事项。 任职要求 大专或本科以上学历，Human Resources、Business Administration或相关专业优先； 1-3年以上HR、行政或HR & Admin相关工作经验； 有美国公司HR、物流、仓储、3PL、电商或供应链行业经验优先； 熟悉员工入职、离职、考勤、Time Card、PTO/Sick Leave等基础HR流程； 对California劳动法规及HR Compliance有基本了解者优先； 熟练使用Microsoft Office，包括Excel、Word和Outlook； 有ADP、Paychex或其他HRIS/Payroll系统使用经验者优先； 具备良好的组织、沟通及跨部门协调能力； 工作细致，责任心强，能够独立跟进并完成任务； 能够处理多个任务并合理安排优先级； 能够严格保护员工及公司机密信息； 必须具备良好的中文及英文沟通能力（Mandarin Chinese & English required），能够使用中英文进行日常工作沟通； 必须已具备在美国合法工作的身份， 公司不提供工作签证 Sponsorship。 我们希望你是这样的候选人 这个岗位比较适合喜欢 hands-on、执行型工作 的候选人。 你需要愿意主动解决问题，而不仅仅是转发邮件或等待指示。日常工作可能同时涉及招聘、员工考勤、HR文件、采购、物业维修和仓库支持，因此需要较强的执行力、细节意识和Follow-up能力。 如果你有物流、海外仓或3PL行业经验，并且熟悉美国公司日常HR和行政运营，我们会优先考虑。

Pay:

$25.00 per hour Expected hours: 40.0 per week

Benefits:

401(k) matching Paid time off

Work Location:

In person