Coordinador Administrativo Scopes Facility Services, Inc Irvine, CA Job Details $23 - $27 an hour 5 hours ago Full Job Description Coordinador Administrativo (Bilingüe - Inglés/Español) Ubicación:

Irvine, CA Empresa:

CMS, una división de Scopes Facility Services Tipo de empleo: Tiempo completo Acerca del puesto El Coordinador Administrativo desempeña un papel crucial para garantizar el funcionamiento fluido, eficiente y profesional de la oficina, proporcionando un apoyo administrativo integral a la gerencia y al personal. Este puesto requiere una persona altamente organizada, proactiva y confiable, capaz de gestionar múltiples prioridades, anticipar necesidades, coordinar solicitudes y mantener un alto nivel de profesionalismo. Esta es una posición de ritmo rápido que requiere la capacidad de adaptarse rápidamente y mantenerse organizado mientras se manejan interrupciones frecuentes y solicitudes cambiantes. El candidato ideal es alguien dispuesto a aprender, cómodo haciendo preguntas, receptivo a la retroalimentación y proactivo en encontrar maneras de brindar apoyo. El éxito en este rol requiere buen juicio, atención al detalle, iniciativa, profesionalismo y la capacidad de trabajar en colaboración con personas de todos los niveles. Esta posición requiere estar en la oficina durante el horario laboral regular. El horario típico es de 9:00 AM a 6:00 PM, de lunes a viernes . Calificaciones Mínimas Se requiere diploma de escuela secundaria o equivalente; se prefiere título de asociado o superior. Fuertes habilidades organizativas con la capacidad de realizar múltiples tareas, establecer prioridades y cumplir con los plazos. Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. Fuerte atención al detalle y seguimiento. Capacidad para mantener la confidencialidad y ejercer buen juicio al manejar información sensible. Capacidad para trabajar de forma independiente y también funcionar como miembro colaborativo del equipo. Demostrada disposición para aprender nuevos procesos, sistemas y responsabilidades. Calificaciones Preferidas Bilingüe (inglés/español) Experiencia en un puesto administrativo, de coordinación de oficina o de apoyo administrativo. Experiencia gestionando múltiples cuentas, clientes, proveedores o departamentos internos. Conocimiento en limpieza, instalaciones, mantenimiento o industrias relacionadas con servicios. Conocimiento de la gestión de registros y prácticas de confidencialidad. Dominio de Microsoft Office Suite, incluyendo Word, Excel, Outlook y PowerPoint. Experiencia con la gestión de calendarios y herramientas corporativas de programación.

Responsabilidades:

Soporte Administrativo Brindar apoyo administrativo diario a la gerencia. Gestionar y mantener calendarios, citas, reuniones y prioridades en competencia. Anticipar necesidades y asistir proactivamente con los elementos de seguimiento, la programación, la documentación y las comunicaciones. Realizar el seguimiento y coordinar las solicitudes de gestión para asegurar que las tareas se completen de manera precisa y a tiempo. Prepare documentos, correspondencia, informes, hojas de cálculo y otros materiales según se solicite. Asistir con proyectos especiales y otras iniciativas administrativas según se asignen. Mantenga un ambiente profesional y organizado que permita a la gerencia y al personal trabajar de manera eficiente. Operaciones de Oficina Pedir suministros de oficina y mantener un stock adecuado de materiales esenciales. Coordinar el mantenimiento, reparaciones, citas de servicio y visitas de vehículos y equipos. Ocasionalmente realizar diligencias relacionadas con el negocio y tareas fuera del sitio según sea necesario, lo que puede requerir conducir un vehículo de la empresa o un vehículo personal en nombre de la organización. Debe estar dispuesto y ser capaz de conducir por motivos de trabajo y mantener una licencia de conducir válida y el seguro requerido. Enviar, rastrear y dar seguimiento a órdenes de trabajo y solicitudes de servicio de oficina. Mantener organizados los registros de la oficina, archivos, suministros, equipos y recursos compartidos. Ayudar con la coordinación de las necesidades del espacio de trabajo y otras actividades operativas. Identificar oportunidades para mejorar los procesos, la organización y la eficiencia de la oficina. Programación y Coordinación Coordinar calendarios, reuniones, citas, llamadas de conferencia y eventos internos. Programar y preparar las salas de reuniones, incluyendo la coordinación de tecnología, materiales, agendas y refrigerios cuando sea necesario. Monitoree los horarios de las órdenes de trabajo para detectar conflictos y comunique de manera proactiva los cambios o posibles problemas. Comunicación y Gestión de Relaciones Gestionar sistemas telefónicos, filtrar y dirigir llamadas, y responder a consultas de manera profesional. Redactar, corregir y distribuir correspondencia, correos electrónicos, anuncios y otras comunicaciones. Servir como enlace profesional entre empleados de la gerencia, clientes, proveedores y departamentos internos. Comunicar las solicitudes y los puntos de seguimiento de manera clara, asegurando que las partes correspondientes estén informadas. Maneje la información sensible o confidencial con discreción y profesionalismo. Mantener relaciones positivas y profesionales con empleados, clientes, proveedores y socios comerciales. Gestión de Datos y Registros Mantenga registros, archivos, informes y documentación digitales y físicos precisos. Organizar y mantener la información confidencial para una recuperación eficiente. Preparar informes básicos, hojas de cálculo, resúmenes y otra documentación. Procesar formularios, órdenes de trabajo, solicitudes de servicio y otros documentos administrativos según sea necesario. Asegúrese de que la documentación esté completa, precisa, actualizada y debidamente mantenida. Asistir con la entrada de datos y el mantenimiento de sistemas y bases de datos internas. Soporte de Equipo y Departamental Proporcionar apoyo administrativo a varios departamentos según sea necesario para mantener operaciones eficientes. Intervenga para apoyar necesidades urgentes o sensibles al tiempo y ayude a priorizar tareas según los requisitos del negocio. Trabaje de manera colaborativa entre departamentos para resolver problemas y mantener los proyectos y solicitudes en progreso. Toma la iniciativa para identificar lo que debe hacerse en lugar de esperar instrucciones cuando sea apropiado. Haz preguntas y busca aclaraciones cuando sea necesario para asegurar que las tareas se completen correctamente. Aprenda nuevos sistemas, procesos y responsabilidades a medida que evolucionan las necesidades de la organización. Mantener una actitud positiva, flexible y orientada al servicio en un entorno de ritmo acelerado.