Senior Administrative Assistant The Haskell Company

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5 Lakewood, CO Job Details Full-time 1 hour ago Qualifications Microsoft PowerPoint Microsoft Word Some college Cost Accounting Standards Microsoft Excel Haskell Microsoft Office High school diploma or GED Prolog Organizational skills Leadership Full Job Description At Haskell, you're not just joining a company—you're joining a nationally recognized Top Workplace where diverse perspectives and inclusive thinking drive stronger outcomes. Whether you're starting out, growing your expertise, or leading the way, you'll find a culture grounded in trust, driven by excellence, and built to support your goals. Here, you'll have the opportunity, flexibility, and sense of belonging to grow your career your way—while making a real impact. Scope of Position Responsible for handling a wide range of administrative and executive support-related tasks and works independently with little or no supervision. Manage the day-to-day business activities of upper-level senior leadership as assigned. This position works in a fast-paced environment, sometimes under pressure while remaining flexible, proactive, resourceful, and efficient. Job Responsibilities Set priorities and develop procedures to accomplish tasks within deadlines, ensuring efficient coordination and follow-through. Prepare, review, and edit high-level documents, presentations, and reports, including financial, statistical, legal, or technical data. Independently manage and coordinate senior leadership's complex schedules, ensuring alignment with business priorities. Create professional presentations using PowerPoint or other software for internal and external meetings. Draft and sign routine and complex correspondence, ensuring professional communication in all interactions. Conduct in-depth research and gather detailed information to support senior leadership's decision-making. Handle and safeguard sensitive and confidential information, ensuring discretion and compliance. Prepare and process expense reports, budgets, and financial documents for senior leadership. Review and approve timecards and expense reports, ensuring accuracy and compliance. Manage complex travel itineraries for senior leadership, ensuring smooth logistics. Support senior leadership in the hiring process, including interview coordination and onboarding. Provide training to junior staff, enhancing team performance and mentoring administrative personnel. Plan and coordinate offsite meetings, conferences, and special events. Act as the primary point of contact for high-level external stakeholders, maintaining professional relationships. Represent senior leadership in meetings, conferences, and events as needed. Work with various departments to ensure smooth execution of initiatives and facilitate communication. Assist with other duties as assigned within the designated department. Travel as required. Education & Years of Experience High school diploma required; some college or applicable business certification preferred. Senior Admin I requires a minimum of 5-7 years of relevant experience; Senior Admin II requires 7+ years of experience. Qualifications Good organizational skills; attention to detail Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) Communicate effectively verbally and in writing Provide, as well as carry out, detailed verbal and written instructions independently Collaborate with others to accomplish organizational goals; identify and resolve problems Use logical or rational thinking to solve problems; make decisions based on personal judgment Perform mathematical calculations (fractions, decimals, percentages, statistical) as needed Demonstrate competency in Microsoft Word, including PowerPoint; Prolog if applicable Ability to understand and execute the company vision and values of Team, Excellence, Service, and Trust High level of professionalism, discretion, and confidentiality Environmental Factors and Physical Requirements While performing the duties of this job, team members may be required to visit alternate locations and therefore must have ordinary ambulatory skills sufficient to do so. This position requires the ability to stand, walk, stoop, kneel, crouch, and manipulate (lift, carry, move) light to medium weights of 10-50 pounds. Requires good hand-eye coordination, arm, hand, and finger dexterity, including the ability to grasp, and visual acuity to use a keyboard, operate equipment, and read application/form information. The team member is frequently required to sit, reach with hands and arms, talk, and hear. Haskell will make reasonable accommodations in compliance with the Americans with Disabilities Act of 1990 and the Americans with Disabilities Act Amendments Act of 2008. The job description will be reviewed periodically as duties and responsibilities change with business necessity. Essential and marginal job functions are subject to modification. Haskell is a Drug

• Free Workplace, and an Equal Opportunity Employer that does not discriminate on the basis of actual or perceived race, color, creed, religion, national origin, ancestry, citizenship status, age, sex or gender, gender identity or gender expression, sexual orientation, marital status, military service and veteran status, disability, genetic information, or any other characteristic protected by applicable federal, state, or local laws and ordinances.

#LI-KF1 En Haskell, no solo te unes a una empresa—te unes a un lugar de trabajo reconocido a nivel nacional como Top Workplace, donde las perspectivas diversas y el pensamiento inclusivo impulsan mejores resultados. Ya sea que estés comenzando, desarrollando tu experiencia o liderando el camino, encontrarás una cultura basada en la confianza, impulsada por la excelencia y diseñada para apoyar tus objetivos. Aquí tendrás la oportunidad, la flexibilidad y el sentido de pertenencia para desarrollar tu carrera a tu manera, mientras generas un impacto real. Alcance del Puesto Responsable de gestionar una amplia gama de tareas administrativas y de apoyo ejecutivo, trabajando de forma independiente con poca o ninguna supervisión. Administra las actividades diarias de negocio del liderazgo senior de alto nivel según se le asigne. Este puesto opera en un entorno dinámico, a veces bajo presión, manteniéndose flexible, proactivo, ingenioso y eficiente. Responsabilidades del Puesto Establecer prioridades y desarrollar procedimientos para cumplir tareas dentro de plazos, asegurando coordinación y seguimiento eficientes. Preparar, revisar y editar documentos, presentaciones e informes de alto nivel, incluyendo datos financieros, estadísticos, legales o técnicos. Gestionar de forma independiente las agendas complejas del liderazgo senior, asegurando alineación con prioridades del negocio. Crear presentaciones profesionales utilizando PowerPoint u otro software para reuniones internas y externas. Redactar y firmar correspondencia rutinaria y compleja, garantizando comunicación profesional. Realizar investigaciones detalladas y recopilar información para apoyar la toma de decisiones del liderazgo senior. Manejar y proteger información confidencial con discreción y cumplimiento. Preparar y procesar reportes de gastos, presupuestos y documentos financieros. Revisar y aprobar hojas de tiempo y reportes de gastos. Gestionar itinerarios de viaje complejos asegurando una logística fluida. Apoyar procesos de contratación incluyendo programación de entrevistas e incorporación. Capacitar a personal junior y apoyar el desarrollo del equipo administrativo. Planificar y coordinar reuniones fuera de oficina, conferencias y eventos especiales. Actuar como punto de contacto principal para partes interesadas externas de alto nivel. Representar al liderazgo senior en reuniones y eventos cuando sea necesario. Colaborar con distintas áreas para asegurar la ejecución adecuada de iniciativas. Apoyar con otras funciones asignadas dentro del departamento. Viajar según sea necesario. Responsabilidades adicionales del Asistente de Liderazgo Ejecutivo Apoyar a un miembro del Equipo de Liderazgo Ejecutivo Educación y Años de Experiencia Se requiere diploma de educación secundaria; se prefiere educación universitaria o certificación empresarial. Senior Admin I requiere 5-7 años de experiencia; Senior Admin II requiere 7+ años. Calificaciones Buenas habilidades organizativas y atención al detalle Dominio de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) Comunicación efectiva verbal y escrita Capacidad de seguir y ejecutar instrucciones detalladas de forma independiente Trabajo colaborativo para alcanzar objetivos organizacionales Pensamiento lógico para resolver problemas Capacidad para realizar cálculos matemáticos Dominio de Microsoft Word y PowerPoint; Prolog si aplica Comprensión y alineación con los valores corporativos Alto nivel de profesionalismo, discreción y confidencialidad Competencias Fundamentales Estrategia

• Planificación para el futuro: Desarrollo de talento, alineación organizacional, establecimiento de redes estratégicas y pensamiento estratégico. Ejecución
• Logro de resultados: Pensamiento analítico, resolución de problemas y toma de decisiones, mentalidad orientada a resultados, pensamiento flexible, gestión de recursos, trabajo en equipo y liderazgo de equipos. Interpersonal
• Construcción de relaciones: Enfoque en el cliente, capacidad de influencia, negociación, conocimiento organizacional, comunicación y presencia, así como diversidad e inclusión.

Valores Equipo:

Colaborar y demostrar respeto hacia los miembros del equipo, socios y todas las personas con las que hacemos negocios; garantizar una comunicación abierta.

Excelencia:

Aspirar a la calidad y la seguridad; realizar un trabajo de primer nivel; ser creativo e innovador; dedicarse a la mejora continua.

Servicio:

Pasión por el servicio a clientes internos y externos, así como a la comunidad; crear un valor superior.

Confianza:

Altos estándares de ética y responsabilidad personal; transparencia; credibilidad; equidad. Factores ambientales y requisitos físicos Al desempeñar las funciones de este puesto, es posible que los miembros del equipo deban visitar otras ubicaciones; por lo tanto, deben contar con la movilidad necesaria para hacerlo. Este puesto requiere la capacidad de permanecer de pie, caminar, inclinarse, arrodillarse, agacharse y manipular (levantar, transportar, mover) cargas ligeras a medianas de entre 10 y 50 libras (aprox. 4,5 a 22,7 kg). Requiere buena coordinación ojo-mano y destreza en brazos, manos y dedos —incluida la capacidad de agarrar objetos—, así como agudeza visual para utilizar teclados, operar equipos y leer información en aplicaciones o formularios. Con frecuencia, se requiere que el miembro del equipo permanezca sentado, extienda las manos y los brazos, hable y escuche. Haskell realizará adaptaciones razonables en cumplimiento de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 (ADA) y la Ley de Enmiendas a la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 2008 (ADAAA). La descripción del puesto se revisará periódicamente a medida que las funciones y responsabilidades cambien según las necesidades del negocio. Las funciones esenciales y marginales del puesto están sujetas a modificaciones. Haskell es un lugar de trabajo libre de drogas y un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, sin discriminar por motivos de raza, color, credo, religión, origen nacional, ascendencia, estatus de ciudadanía, edad, sexo o género, identidad o expresión de género, orientación sexual, estado civil, servicio militar o condición de veterano, discapacidad, información genética o cualquier otra característica protegida por las leyes y ordenanzas federales, estatales o locales aplicables, ya sea que dicha característica sea real o percibida. Chez Haskell, vous ne rejoignez pas simplement une entreprise—vous rejoignez un lieu de travail reconnu à l'échelle nationale comme Top Workplace, où la diversité des perspectives et la pensée inclusive favorisent de meilleurs résultats. Que vous débutiez votre carrière, développiez votre expertise ou occupiez un rôle de leader, vous trouverez une culture fondée sur la confiance, guidée par l'excellence et conçue pour soutenir vos objectifs. Ici, vous aurez l'opportunité, la flexibilité et le sentiment d'appartenance nécessaires pour faire évoluer votre carrière à votre façon, tout en ayant un impact réel. Portée du poste Responsable de la gestion d'un large éventail de tâches administratives et de soutien exécutif, en travaillant de manière autonome avec peu ou pas de supervision. Gère les activités quotidiennes du leadership senior de haut niveau. Ce poste évolue dans un environnement dynamique, parfois sous pression, tout en restant flexible, proactif et efficace. Responsabilités du poste Définir les priorités et élaborer des procédures pour respecter les délais avec une coordination efficace. Préparer, examiner et modifier des documents, présentations et rapports de haut niveau. Gérer de manière autonome les calendriers complexes du leadership senior. Créer des présentations professionnelles à l'aide de PowerPoint ou d'autres outils. Rédiger et signer la correspondance professionnelle. Effectuer des recherches approfondies pour soutenir la prise de décision. Gérer les informations confidentielles avec discrétion. Préparer les rapports de dépenses, budgets et documents financiers. Examiner et approuver les feuilles de temps et dépenses. Organiser des déplacements complexes. Soutenir le recrutement et l'intégration. Former le personnel junior et soutenir l'équipe. Planifier des réunions hors site et événements. Être le point de contact principal pour les parties externes. Représenter le leadership senior lors d'événements. Collaborer avec différents départements pour assurer la bonne exécution des projets. Exécuter d'autres tâches assignées. Voyager au besoin. Responsabilités supplémentaires: Soutenir un membre de l'équipe de direction exécutive Formation et expérience Diplôme d'études secondaires requis; études supérieures souhaitées.

Senior Admin I:

5 à 7 ans d'expérience

Senior Admin II:

plus de 7 ans Qualifications Bonnes compétences organisationnelles ; souci du détail Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) Capacité à communiquer efficacement, tant à l'oral qu'à l'écrit Capacité à fournir et à exécuter des instructions détaillées (orales et écrites) de manière autonome Collaboration avec autrui pour atteindre les objectifs organisationnels ; identification et résolution de problèmes Utilisation d'un raisonnement logique ou rationnel pour résoudre des problèmes ; prise de décision fondée sur le jugement personnel Réalisation de calculs mathématiques (fractions, nombres décimaux, pourcentages, statistiques) selon les besoins Compétence avérée sur Microsoft Word et PowerPoint ; maîtrise de Prolog (le cas échéant) Capacité à comprendre et à incarner la vision et les valeurs de l'entreprise : Esprit d'équipe, Excellence, Service et Confiance Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de confidentialité Compétences fondamentales Stratégie

• Planification de l'avenir : Développement des talents, alignement organisationnel, réseautage stratégique et pensée stratégique. Exécution
• Atteinte des résultats : Esprit d'analyse, résolution de problèmes et prise de décision, orientation résultats, flexibilité intellectuelle, gestion des ressources, travail d'équipe et leadership d'équipe. Relations interpersonnelles
• Établissement de relations : Orientation client, influence, négociation, connaissance de l'organisation, communication et présence, diversité et inclusion.

Valeurs Esprit d'équipe: Collaborer et faire preuve de respect envers les membres de l'équipe, les partenaires et toutes les personnes avec qui nous traitons ; favoriser une communication ouverte.

Excellence:

Viser la qualité et la sécurité ; fournir un travail de premier ordre ; faire preuve de créativité et d'innovation; s'engager dans l'amélioration continue.

Service:

Passion pour le service aux clients (internes et externes) ainsi qu'à la communauté ; création d'une valeur supérieure.

Confiance:

Normes élevées d'éthique et de responsabilité personnelle ; transparence ; crédibilité ; équité. Facteurs environnementaux et exigences physiques Dans le cadre de leurs fonctions, les membres de l'équipe peuvent être amenés à se rendre sur d'autres sites ; ils doivent donc posséder une mobilité suffisante pour se déplacer. Ce poste exige la capacité de rester debout, de marcher, de se pencher, de s'agenouiller, de s'accroupir et de manipuler (soulever, porter, déplacer) des charges légères à moyennes (de 10 à 50 livres / env. 4,5 à 23 kg). Le poste requiert une bonne coordination œil-main ainsi qu'une bonne dextérité des bras, des mains et des doigts (y compris la capacité de saisir des objets) et une acuité visuelle suffisante pour utiliser un clavier, faire fonctionner des équipements et lire des informations sur des applications ou des formulaires. Le membre de l'équipe est fréquemment amené à rester assis, à tendre les mains et les bras, à parler et à entendre. Haskell mettra en œuvre des aménagements raisonnables conformément à l'Americans with Disabilities Act de 1990 et à l'Americans with Disabilities Act Amendments Act de 2008. La description de poste sera révisée périodiquement à mesure que les tâches et les responsabilités évolueront en fonction des besoins de l'entreprise. Les fonctions essentielles et secondaires du poste sont susceptibles d'être modifiées. Haskell est un environnement de travail sans drogue et un employeur garantissant l'égalité des chances ; l'entreprise ne pratique aucune discrimination fondée sur la race (réelle ou perçue), la couleur, les convictions, la religion, l'origine nationale, l'ascendance, le statut de citoyenneté, l'âge, le sexe ou le genre, l'identité ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, la situation matrimoniale, le service militaire ou le statut d'ancien combattant, le handicap, les informations génétiques ou toute autre caractéristique protégée par les lois et réglementations fédérales, étatiques ou locales en vigueur.