An Office or Administrative Assistant performs administrative work in an office. Works in a wide variety of office settings, such as a company or business, or a government office or school. Manages paper and electronic files, uses office equipment including computers, responds to phone calls and emails, routes mail and maintains calendars and schedules.
La Coordinadora Administrativa & Imagen Institucional es la primera cara de MultiGla Strategies. Su rol es garantizar una experiencia de primer nivel para cada cliente, visitante y aliado que entre en contacto con la empresa — ya sea en persona, por teléfono o en eventos. Además de representar la imagen de la organización, brinda soporte operativo integral a todas las áreas, gestiona documentación, apoya procesos de seguros (Workers' Compensation y General Liability), y es pieza clave en la ejecución de eventos de marketing y publicidad.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES 1.
Recepción y Atención al Cliente — Front Desk Ser la primera persona de contacto para clientes, visitantes y proveedores — en persona y por teléfono. Mantener la recepción organizada, profesional e impecable en todo momento — la imagen del espacio refleja la imagen de la empresa. Atender y direccionar llamadas entrantes con calidez, claridad y profesionalismo en inglés y español. Gestionar la recepción y distribución de correspondencia, paquetería y documentación. Coordinar citas y agenda de la oficina según indicaciones del equipo de liderazgo. Ofrecer atención presencial con estándares de hospitalidad — café, agua y bienvenida cálida a cada visita. 2. Apoyo Administrativo General Data entry preciso y oportuno en sistemas internos, CRM y hojas de seguimiento. Digitalización, archivo y organización de documentos físicos y digitales. Preparación, impresión y entrega de materiales administrativos según requerimientos del equipo. Apoyo en la coordinación de procesos internos de todas las áreas de la organización. Manejo de correo electrónico institucional y seguimiento a comunicaciones asignadas. Gestión de suministros de oficina — control de inventario y solicitud de reposición. 3. Seguros — Workers' Compensation (WC) & General Liability (GL) Apoyar en el proceso de cotizaciones de pólizas WC y GL — recopilación de información, envío de solicitudes y seguimiento con aseguradoras. Organizar y mantener actualizados los expedientes de pólizas activas de clientes. Dar seguimiento a renovaciones, vencimientos y pagos de pólizas, auditoria Servir de enlace de comunicación entre clientes y aseguradoras para trámites y consultas. Apoyar en la gestión inicial de reclamaciones — recopilación de documentos, registro y canalización al área correspondiente. Mantener registros precisos y actualizados de todos los procesos de seguros bajo su responsabilidad. 4. Eventos de Marketing y Publicidad Apoyar en la logística, preparación y ejecución de eventos presenciales — ferias, talleres, activaciones de marketing y eventos comunitarios. Representar la imagen de MultiGla Strategies en eventos con presencia profesional, puntual y alineada con los estándares de la marca. Apoyar en la distribución de materiales promocionales, registro de asistentes y atención a prospectos durante eventos. Coordinar detalles logísticos antes, durante y después del evento según indicaciones del equipo de marketing. Documentar eventos con fotografías y apoyar en la recopilación de información para seguimiento post-evento.
PERFIL Y REQUISITOS REQUISITOS OBLIGATORIOS
High School Diploma o equivalente (GED) Experiencia previa en recepción, administración o atención al cliente Bilingüe inglés/español — oral y escrito Residente cerca de Winder, GA Manejo de computadora: Word, Excel, OutlooK Imagen personal profesional y cuidada — rol de representación institucional Disponibilidad para asistir a eventos fuera del horario regular cuando se requiera
REQUISITOS DESEABLES
Experiencia en seguros — WC, GL o líneas comerciales Manejo de CRM o sistemas de gestión de pólizas Experiencia en empresas de servicios financieros o fiscales Experiencia en coordinación o apoyo logístico de eventos Manejo de redes sociales o materiales de marketing básico
COMPETENCIAS CLAVE
Imagen & Representación: Presencia profesional impecable. Es la cara de la organización en todo momento. Organización &
Detalle:
Gestiona múltiples tareas simultáneamente sin perder precisión ni calidad. Comunicación &
Calidez:
Comunica con claridad, escucha activamente y genera confianza desde el primer contacto. Discreción &
Confidencialidad:
Maneja información sensible de clientes y la organización con absoluta reserva.
Iniciativa & Proactividad:
Anticipa necesidades del equipo y actúa sin necesidad de ser direccionada en cada paso.
Adaptabilidad:
Se adapta con agilidad a cambios de prioridad, ritmo de trabajo y necesidades del negocio.
CONDICIONES DEL PUESTO
Lunes a Sabado — horario de oficina presencial En temporada de impuesto (9AM•6PM) Enero•Abril Disponibilidad ocasional para eventos fuera del horario regular (fines de semana o noches) Salario competitivo según experiencia Ambiente de trabajo profesional, dinámico y en crecimiento constante
