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Propósito del Puesto Apoyar directamente al director(a) ejecutivo(a) en la gestión operativa, administrativa y de personal de la comunidad. Asegurar la continuidad de los servicios, el cumplimiento de regulaciones y la eficiencia de los procesos internos. Responsabilidades Principales Trabajar junto al Director(a) Ejecutivo(a) en asuntos operacionales de la comunidad. Elaborar reportes e informes ejecutivos según sean requeridos. Manejar órdenes de compra y el inventario de suministros de oficina. Coordinar el mantenimiento de los equipos de oficina. Administrar y supervisar la operación de la tiendita de la comunidad. Asistir en la coordinación de mudanzas (move-in y move-out) de los residentes. Apoyar al líder recreativo en las actividades diarias de la comunidad. Cubrir funciones de recepción (llamadas, visitas y correspondencia) ante su ausencia. Facturación y Finanzas Introducir al sistema las facturas de suplidores. Registrar los cargos y gastos por servicios brindados a los residentes. Gestión de Recursos Humanos y Nómina Mantener expedientes de personal actualizados en formato físico y digital. Garantizar que toda la documentación y credenciales del personal estén vigentes. Gestionar el envío de documentos de asociados y residentes a entidades públicas y privadas. Apoyar en el procesamiento de la nómina y autorizar tarjetas de tiempo (timecards) del personal a cargo. Aprobar la nómina de toda la comunidad en ausencia del Director/a Ejecutivo/a.

Apoyar en el reclutamiento:

entrevistas telefónicas, presenciales y orientación de contratación. Coordinar el onboarding, adiestramiento y readiestramiento del personal bajo su supervisión. Supervisar al personal a cargo y ejecutar los procesos disciplinarios correspondientes. Logística y Agenda Programar y coordinar reuniones, citas y agendas de trabajo. Gestionar los arreglos de viaje del personal administrativo. Requisitos del Puesto Experiencia previa comprobable en funciones administrativas o de asistencia ejecutiva. Experiencia en manejo de nómina, control de asistencia y procesos de recursos humanos. Conocimiento en sistemas de facturación, cuentas por pagar y archivo digital. Capacidad de liderazgo, supervisión de personal y aplicación de medidas disciplinarias. Excelentes habilidades de comunicación institucional y servicio al cliente. Flexibilidad para realizar múltiples tareas y apoyar en áreas recreativas o de recepción.

Pay:

$13.00 - $14.00 per hour

Work Location:

In person