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Insignia
Executive Assistant/Asistente Ejecutivo
Career Insights for Executive Assistant
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Scorecard
Based on Florida data
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What they do
An Executive Assistant provides skilled administrative support for a company executive or professional staff at an organization. Schedules meetings, calls and travel, manages correspondence, handles outside information requests and staff communications; may assist with preparing presentations.
$62,958 / year median in Florida
+1% projected growth
Job Description
Propósito del Puesto Apoyar directamente al director(a) ejecutivo(a) en la gestión operativa, administrativa y de personal de la comunidad. Asegurar la continuidad de los servicios, el cumplimiento de regulaciones y la eficiencia de los procesos internos. Responsabilidades Principales Trabajar junto al Director(a) Ejecutivo(a) en asuntos operacionales de la comunidad. Elaborar reportes e informes ejecutivos según sean requeridos. Manejar órdenes de compra y el inventario de suministros de oficina. Coordinar el mantenimiento de los equipos de oficina. Administrar y supervisar la operación de la tiendita de la comunidad. Asistir en la coordinación de mudanzas (move-in y move-out) de los residentes. Apoyar al líder recreativo en las actividades diarias de la comunidad. Cubrir funciones de recepción (llamadas, visitas y correspondencia) ante su ausencia. Facturación y Finanzas Introducir al sistema las facturas de suplidores. Registrar los cargos y gastos por servicios brindados a los residentes. Gestión de Recursos Humanos y Nómina Mantener expedientes de personal actualizados en formato físico y digital. Garantizar que toda la documentación y credenciales del personal estén vigentes. Gestionar el envío de documentos de asociados y residentes a entidades públicas y privadas. Apoyar en el procesamiento de la nómina y autorizar tarjetas de tiempo (timecards) del personal a cargo. Aprobar la nómina de toda la comunidad en ausencia del Director/a Ejecutivo/a.