Customer Service Supervisor Vida Medical Centers - 5.0 Miami Lakes, FL Job Details Full-time 6 hours ago Benefits Paid holidays Health insurance Paid time off Qualifications Teamwork Interpersonal skills Customer service Team development Attention to detail Adaptability Full Job Description Vida Medical Centers is seeking an experienced, service-driven, and results-oriented Customer Services Supervisor to oversee the daily operations of our Customer Services Department. Vida Medical Centers offers competitive benefits, including paid time off, paid holidays, and opportunities for professional growth. This is a full-time leadership position ideal for professionals with experience in customer service operations, healthcare, team supervision, and patient support. The Customer Services Supervisor plays a critical role in ensuring exceptional patient service, efficient departmental operations, and consistent achievement of performance goals. This position oversees Customer Services staff, coordinates daily workflows, monitors key performance indicators (KPIs), coaches and develops employees, and provides leadership in resolving escalated patient concerns.

Job Duties Include, But Are Not Limited To:

Department Leadership & Team Management Supervise daily Customer Services operations, ensuring appropriate staffing, workflow, productivity, and service coverage Set clear performance expectations and monitor employee performance, attendance, professionalism, and compliance with departmental policies and procedures Coach, train, and develop Customer Services Representatives, including onboarding new employees and providing ongoing feedback and guidance Coordinate employee schedules and coverage according to departmental and operational needs Conduct team meetings to communicate expectations, performance results, procedural changes, and operational priorities Address employee concerns and performance issues, involving management and/or Human Resources when appropriate Foster teamwork, accountability, professionalism, and a positive work environment throughout the department Performance Management & KPIs Monitor departmental KPIs and operational goals Identify performance gaps and implement appropriate actions to achieve established targets Review service trends and departmental results Communicate performance updates to management and recommend opportunities for improvement Support initiatives designed to improve operational performance, service quality, and the overall patient experience Patient Service & Escalation Management Ensure the team delivers professional, timely, accurate, and patient-centered service consistent with Vida Medical Centers' standards Handle escalated patient concerns, complaints, and incidents, ensuring appropriate resolution and documentation Escalate complex patient or service-related issues when necessary Monitor patient interactions and departmental processes for quality, accuracy, and proper patient identification Promote exceptional customer service and professional communication standards throughout the department Customer Services Operations Oversee departmental communications, including calls, faxes, EMR messages, and emails, to ensure timely responses and efficient service Monitor the coordination of appointments, transportation requests, courtesy visits, and other patient-service needs Ensure cancellation concerns, termination alerts, and other retention-related matters are promptly communicated to the appropriate personnel Maintain efficient departmental workflows while ensuring patient needs are addressed accurately and promptly Cross-Department Collaboration Collaborate with Retention, Transportation, Medical Centers, and other departments to resolve concerns and coordinate patient services Support effective communication between Customer Services and other operational teams Participate in meetings, trainings, and organizational activities as required Promote collaboration and accountability across departments to support the patient experience and organizational goals Compliance & Quality Assurance Ensure compliance with HIPAA and patient confidentiality requirements Monitor departmental processes for accuracy, quality, and compliance with established procedures Ensure compliance with company policies, safety requirements, and applicable regulations Maintain professional judgment, discretion, and integrity when handling sensitive patient information and service concerns

Qualifications & Skills Required:

Previous supervisory or leadership experience in customer service or a related environment Healthcare or medical office customer service experience preferred Strong verbal and written communication skills Strong conflict resolution and de-escalation skills Critical thinking and sound decision-making abilities Strong organizational and prioritization skills Ability to interpret KPIs and performance data Strong attention to detail and accuracy Computer proficiency and ability to adapt to new systems Knowledge of HIPAA and patient confidentiality requirements Understanding of medical terminology Ability to remain composed and professional in high-pressure situations Reliable, flexible, and punctual Bilingual English/Spanish preferred

Core Competencies:

Leadership & Team Development Customer Service Excellence Performance Management & KPI Monitoring Coaching & Employee Development Conflict Resolution & De-escalation Patient Experience HIPAA & Patient Confidentiality Critical Thinking & Decision Making Communication & Collaboration Organization & Prioritization Attention to

Detail Accountability & Professionalism Work Environment & Requirements:

Full-time, in-person position Professional healthcare office environment Ability to manage multiple priorities in a fast-paced setting Ability to lead and support employees while maintaining departmental service levels Ability to maintain strict confidentiality of patient information Ability to remain composed when handling escalated or sensitive patient situations This position requires AHCA Level 2 background screening.

Learn more:

https://info.flclearinghouse.com Vida Medical Centers está buscando un(a) Supervisor(a) de Servicio al Cliente con experiencia, orientación al servicio y enfoque en resultados para supervisar las operaciones diarias del Departamento de Servicio al Cliente. Vida Medical Centers ofrece excelentes beneficios, incluyendo tiempo libre remunerado (PTO), días festivos pagados y oportunidades de crecimiento profesional. Esta es una posición de liderazgo a tiempo completo, ideal para profesionales con experiencia en operaciones de servicio al cliente, atención médica, supervisión de equipos y atención al paciente. El(la) Supervisor(a) de Servicio al Cliente desempeña un papel fundamental en garantizar una atención excepcional al paciente, operaciones departamentales eficientes y el cumplimiento constante de los objetivos de desempeño. Esta posición supervisa al personal de Servicio al Cliente, coordina los flujos de trabajo diarios, monitorea indicadores clave de desempeño (KPIs), capacita y desarrolla al equipo, y brinda liderazgo en la resolución de situaciones escaladas relacionadas con pacientes. Responsabilidades Principales (incluyen, pero no se limitan a): Liderazgo y Gestión del Equipo Supervisar las operaciones diarias de Servicio al Cliente, asegurando una cobertura adecuada de personal, flujo de trabajo, productividad y niveles de servicio Establecer expectativas claras de desempeño y monitorear el rendimiento, asistencia, profesionalismo y cumplimiento de políticas y procedimientos Capacitar, orientar y desarrollar a los Representantes de Servicio al Cliente, incluyendo el entrenamiento de nuevos empleados Coordinar horarios y cobertura de personal de acuerdo con las necesidades operacionales Realizar reuniones de equipo para comunicar expectativas, resultados, cambios en procedimientos y prioridades Manejar situaciones relacionadas con desempeño o inquietudes de empleados, involucrando a Gerencia y/o Recursos Humanos cuando corresponda Fomentar el trabajo en equipo, responsabilidad, profesionalismo y un ambiente laboral positivo Gestión de Desempeño y KPIs Monitorear los KPIs y objetivos operacionales del departamento Identificar áreas de oportunidad e implementar acciones para alcanzar los objetivos establecidos Analizar tendencias de servicio y resultados departamentales Comunicar resultados de desempeño a la gerencia y recomendar mejoras Apoyar iniciativas orientadas a mejorar el desempeño, la calidad del servicio y la experiencia del paciente Atención al Paciente y Manejo de Escalaciones Garantizar que el equipo proporcione un servicio profesional, oportuno, preciso y centrado en el paciente Manejar inquietudes, quejas e incidentes escalados, asegurando su adecuada resolución y documentación Escalar situaciones complejas cuando sea necesario Monitorear interacciones con pacientes y procesos departamentales para garantizar calidad, precisión e identificación adecuada del paciente Promover altos estándares de servicio al cliente y comunicación profesional Operaciones de Servicio al Cliente Supervisar comunicaciones departamentales, incluyendo llamadas, faxes, mensajes de EMR y correos electrónicos Monitorear la coordinación de citas, solicitudes de transporte, visitas de cortesía y otras necesidades relacionadas con los pacientes Garantizar que inquietudes sobre cancelaciones, alertas de terminación y asuntos relacionados con retención sean comunicados oportunamente Mantener flujos de trabajo eficientes asegurando que las necesidades de los pacientes sean atendidas de manera precisa y oportuna Colaboración entre Departamentos Colaborar con Retención, Transportación, Centros Médicos y otros departamentos para resolver inquietudes y coordinar servicios Facilitar una comunicación efectiva entre Servicio al Cliente y otros equipos operacionales Participar en reuniones, capacitaciones y actividades organizacionales según sea requerido Promover la colaboración y responsabilidad entre departamentos para apoyar la experiencia del paciente y los objetivos organizacionales Cumplimiento y Control de Calidad Garantizar el cumplimiento de HIPAA y los requisitos de confidencialidad del paciente Monitorear los procesos departamentales para garantizar precisión, calidad y cumplimiento Garantizar el cumplimiento de políticas de la compañía, requisitos de seguridad y regulaciones aplicables Mantener discreción, integridad y criterio profesional al manejar información confidencial y situaciones relacionadas con pacientes Requisitos y

Calificaciones:

Experiencia previa supervisando o liderando equipos de servicio al cliente o áreas relacionadas Experiencia en servicio al cliente dentro del sector de salud o una oficina médica preferida Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita Habilidades sólidas de resolución de conflictos y manejo de situaciones difíciles Pensamiento crítico y capacidad para tomar decisiones Excelentes habilidades organizativas y de priorización Capacidad para interpretar KPIs y datos de desempeño Atención al detalle y precisión Dominio de computadoras y capacidad para adaptarse a nuevos sistemas Conocimiento de HIPAA y requisitos de confidencialidad del paciente Conocimiento de terminología médica Capacidad para mantener la calma y profesionalismo en situaciones de alta presión Responsable, flexible y puntual Bilingüe inglés/español preferido

Competencias Clave:

Liderazgo y Desarrollo de Equipos Excelencia en Servicio al Cliente Gestión de Desempeño y KPIs Coaching y Desarrollo de Empleados Resolución de Conflictos Experiencia del Paciente HIPAA y Confidencialidad Pensamiento Crítico y Toma de Decisiones Comunicación y Colaboración Organización y Priorización Atención al Detalle Responsabilidad y Profesionalismo Ambiente de Trabajo y

Requisitos:

Posición presencial a tiempo completo Entorno profesional de oficina médica Capacidad para manejar múltiples prioridades en un ambiente dinámico Capacidad para liderar y apoyar al equipo mientras se mantienen los niveles de servicio Capacidad para mantener estricta confidencialidad de la información de los pacientes Capacidad para mantener la calma y profesionalismo al manejar situaciones sensibles o escaladas Esta posición requiere una verificación de antecedentes AHCA Nivel 2. Obtenga más información aquí: https://info.flclearinghouse.com

Experience:

Customer Service:

2 years (Preferred)

Supervisor/Leadership:

1 year (Preferred)

Experience:

Customer service: 2 years (Required)

Leadership:

1 year (Required)

Language:

English and Spanish (Preferred) Ability to

Commute:

Miami Lakes, FL 33016 (Required)

Work Location:

In person