Administrative Specialist(行政专员) PP Warehouse Inc Ontario, CA Job Details Full-time $25 an hour 13 hours ago Benefits Paid time off 401(k) matching Qualifications Microsoft Excel Microsoft Outlook 3PL Bachelor's degree Chinese Full Job Description 行政专员（Administrative Specialist） 工作地点： Ontario, CA 工作性质： Full-Time / 全职 薪资范围： $24-$28/小时 工作时间： 周一至周五 语言要求： 必须具备良好的中文及英文双语沟通能力 工作身份： 必须已具备合法的美国工作授权，本岗位现在及未来均不提供工作签证 Sponsorship 岗位介绍 我们正在招聘一名认真负责、执行力强的 行政专员（Administrative Specialist） ，主要负责支持美国分公司及两个自营仓库的日常行政及运营相关工作。 该岗位并非传统的前台行政岗位，而是一个与仓库实际运营紧密结合的综合行政岗位。日常需要与公司管理层、仓库运营、HR、财务以及外部房东、物业和供应商进行大量沟通和协调。 主要工作涉及 员工工时及考勤审核、行政及仓库物料采购、设施维修、房东及供应商沟通、费用及文件管理，以及分公司的其他日常行政事务。 我们希望候选人具备较强的责任心和执行力，能够主动发现问题、持续跟进并推动事项最终解决。 主要工作职责一、员工工时及考勤审核 负责分公司及两个自营仓库员工的日常考勤和工时审核； 核对员工上下班打卡、加班、请假、PTO、缺勤等记录； 跟进漏打卡、异常工时及其他考勤问题； 与员工及部门负责人确认存在异常的工时记录； 按时整理准确的工时数据，并配合HR及Payroll完成工资核算前的数据准备； 做好考勤、工时及相关记录的整理和保存。 二、行政采购及物料管理 负责办公室及仓库日常行政用品和运营辅助物料的采购； 包括办公用品、清洁用品、PPE、包装及其他日常所需物资； 根据采购需求进行询价、比价、下单及到货跟进； 管理常用行政及仓库物料库存，及时安排补货； 整理采购记录、Invoice、Receipt、Quotation等相关资料； 在保证正常运营的基础上持续优化采购成本。 三、仓库及办公室设施维修 负责办公室及两个自营仓库日常设施维修事项的协调和跟进； 与房东、Property Management及外部维修供应商进行沟通； 跟进空调、照明、水电、卫生间、门锁、Dock Door及其他设施问题； 对维修事项进行报修、询价、安排、进度跟踪及完工确认； 判断需要由房东负责的维修项目，并及时与房东或物业沟通处理； 对可能影响仓库正常运营的紧急设施问题及时汇报并推动解决； 建立并维护维修事项记录及相关文件。 四、供应商管理 负责日常行政及设施类供应商的沟通与协调； 对接保洁、垃圾处理、虫害控制、饮用水、办公设备、设施维修等第三方服务商； 根据业务需求寻找新的供应商，并进行询价及服务比较； 跟进供应商的服务质量、账单及续约事项； 建立并维护供应商资料、报价及联系方式。 五、分公司及仓库行政支持 负责美国分公司日常行政事务； 支持两个自营仓库的日常行政需求； 协助处理邮件、快递、文件寄送、访客及会议安排； 协助新员工工位、办公用品、门禁卡、钥匙等入职准备； 管理办公设备、门禁、钥匙、工位及其他行政资产； 整理并维护公司行政文件、合同、证照及相关资料； 协调办公室与两个仓库之间的行政事项； 根据业务需要协助处理其他运营支持类事务。 六、费用及行政台账管理 整理行政采购、设施维修、物业及供应商相关费用； 收集并保存Invoice、Receipt、Quotation等文件； 配合财务完成账单核对、付款申请及相关资料准备； 建立并维护采购、维修、供应商及行政费用台账； 对异常费用及时进行核实和反馈； 协助寻找行政及运营成本优化机会。 七、其他行政工作 协助公司活动、员工活动及节假日相关安排； 协助仓库及办公室6S和日常行政检查； 根据实际业务需求协调两个自营仓库的行政事项； 完成直属负责人安排的其他行政及运营支持工作。 任职要求 大专或本科及以上学历； 具有1-3年以上行政、办公室管理、仓库行政或相关工作经验； 有物流、仓储、3PL、海外仓、电商履约或供应链行业工作经验者优先； 有员工考勤、Timecard或工时审核经验者优先； 熟悉日常采购、供应商管理及设施维修协调工作者优先； 熟练使用Microsoft Office，包括Excel、Word、Outlook等办公软件； 工作认真细致，对数字、工时、账单及费用具有较高敏感度； 具备较强的执行能力、沟通协调能力及多任务处理能力； 能够主动跟进工作，并推动事项最终完成，而非仅负责信息转达； 能够适应办公室与仓库现场相结合的工作环境； 根据业务需要，能够在公司不同仓库之间进行本地协调和支持。 中英文双语要求——必须 必须具备良好的中文及英文双语沟通能力； 中文能够满足公司内部日常工作沟通需求； 英文能够独立进行日常工作沟通，包括电话、邮件及面对面沟通； 能够使用英文独立与房东、物业管理公司、维修公司及其他美国本地供应商进行沟通和问题跟进； 该岗位日常工作需要频繁使用中文及英文， 双语能力为岗位必要条件，而非优先条件。 我们希望候选人具备 执行力： 对负责的事情能够持续跟进，直到最终完成并形成闭环。 责任心： 对工时、采购、账单、维修等工作认真负责，出现问题能够主动处理。 细心： 对数字、价格、时间及文件细节敏感，能够减少日常行政工作中的错误。 成本意识： 采购和维修过程中能够主动询价、比价，在保证质量的同时合理控制成本。 沟通能力： 能够有效协调仓库员工、部门负责人、房东、物业及外部供应商。 主动性： 不仅等待工作安排，能够主动发现办公室及仓库日常运营中的行政问题并推动解决。 薪资待遇 $25/小时 具体薪资将根据候选人的相关工作经验、行业背景、中英文能力及岗位综合匹配度确定。 工作身份要求 应聘者必须已经具备在美国合法工作的身份及工作授权； 本岗位现在及未来均不提供H-1B或其他工作签证 Sponsorship； 候选人必须能够在 无需公司现在或未来提供 Sponsorship 的情况下合法在美国工作。

Pay:

$25.00 per hour Expected hours: 40.0 per week

Benefits:

401(k) matching Paid time off

Work Location:

In person