Rental Agent

RENT SMART CAR RENTAL

Miami, FL Job Details Full-time From $20.73 an hour 17 hours ago Benefits Paid time off On-the-job training Opportunities for advancement Referral program Qualifications Spanish High school diploma or GED Full Job Description Rental Agent RentSmart | Operations Department | Reports to: Branch Manager Job Summary The Rental Agent ensures a smooth, efficient, and satisfying rental experience by correctly executing operating procedures, managing digital documentation, and upholding the company's service and quality standards. This is a customer-facing role with no direct reports. Key Responsibilities Vehicle Delivery Verify the availability and condition of the assigned vehicle prior to delivery, ensuring it meets cleanliness and maintenance standards. Conduct a visual inspection of the vehicle together with the customer, documenting any pre-existing damage or issues. Process and record rental payments and security deposits before releasing the vehicle to the customer. Walk the customer through the rental contract and safety instructions shared via WhatsApp. Digital Document Management Print the signed contract and provide a copy to the customer. Obtain the customer's digital signature on the contract, if not already signed, before releasing the vehicle. Add additional drivers directly in the HQ system, verifying documentation and accurately recording required information. Process vehicle changes, additional services, and other updates in HQ, issuing the updated contract to the customer. Maintain the confidentiality and integrity of customer data. Customer Service Provide clear, concise information about the customer's rental service. Resolve customer questions, objections, and concerns professionally and empathetically before and during delivery. Escalate complex situations to the Branch Manager in a timely manner. Log all service updates in the reservation notes in HQ. Vehicle Return Inspect the returned vehicle together with the customer to identify any damage or inconsistencies, reporting findings in HQ. Process contract closure in the system, applying additional charges when applicable (e.g., fuel, damage, fines). Ensure the customer is satisfied with the closing of the service. Technology & Continuous Improvement Master the company's digital tools and devices used to manage daily operations, staying current on system updates. Follow RentSmart's internal procedures and policies. Participate actively in training sessions (theoretical, on-the-job, and ongoing evaluations). Identify and share opportunities to improve delivery, return, and customer service processes. Support vehicle cleaning operations as needed. Qualifications High school diploma required. At least 1 year of experience in customer service. Skills Proficiency with technology tools and digital systems Proactive with strong problem-solving ability Able to work well under pressure Strong attention to detail Team player Additional Role Details Regularly handles confidential customer information. Responsible for company vehicles, equipment, and tools. Handles payments, deposits, and related documentation. Frequent direct interaction with customers. Completes and maintains required operational forms and records.•-SPANISH•Agente de Renta RentSmart | Área de Operaciones | Reporta a: Branch Manager Resumen del Cargo El Agente de Renta asegura una experiencia de renta fluida, eficiente y satisfactoria, garantizando la correcta ejecución de los procedimientos operativos, la gestión documental digital y el cumplimiento de los estándares de servicio y calidad de la compañía. Es un cargo de atención directa al cliente, sin personal a cargo. Funciones Principales Entrega de Vehículos Verificar la disponibilidad y estado del vehículo asignado para la entrega, asegurando que cumpla con los estándares de limpieza y mantenimiento. Realizar la inspección visual del vehículo con el cliente, documentando cualquier novedad o daño preexistente. Gestionar y registrar los pagos de renta y depósito de seguridad antes de la entrega del auto al cliente. Invitar al cliente a leer el contrato y las indicaciones de seguridad enviadas por la Agente de Gestión del Cliente a través de WhatsApp. Gestión Documental Digital Imprimir el contrato firmado y entregar copia al cliente. Solicitar la firma digital del contrato, si no está, antes de entregar el auto al cliente. Gestionar la adición de conductores adicionales directamente en HQ, verificando su documentación y registrando la información requerida de manera precisa. Realizar los cambios de auto, servicios adicionales, entre otros, en HQ, actualizando y entregando el nuevo contrato al cliente. Mantener la confidencialidad y la integridad de los datos del cliente. Atención al Cliente Proveer información clara y concisa sobre el servicio de renta contratado por el cliente. Resolver dudas, objeciones o inquietudes del cliente de manera profesional y empática antes y durante el proceso de entrega. Escalar situaciones complejas al Branch Manager de manera oportuna. Registrar todas las novedades del servicio en las notas de la reserva en HQ. Devolución de Vehículos Recibir el vehículo al momento de la devolución, realizando una inspección detallada junto al cliente para identificar posibles daños o inconsistencias, reportándolos en HQ. Procesar el cierre del contrato en el sistema, gestionando cargos adicionales si aplican (ej. combustible, daños, multas). Asegurar la conformidad del cliente con el cierre del servicio. Herramientas Tecnológicas y Mejora Continua Dominar el uso de las herramientas digitales y dispositivos electrónicos de la compañía para la gestión de las operaciones, manteniéndose actualizado sobre nuevas funcionalidades. Cumplir con los procedimientos y las políticas internas de RentSmart. Participar activamente en las sesiones de capacitación (teórica, en sitio y evaluación continua). Identificar y comunicar oportunidades de mejora en los procesos de entrega, devolución y atención al cliente. Brindar soporte a las operaciones de limpieza de autos cuando se requiera. Requisitos Educación secundaria completa. Al menos 1 año de experiencia en atención al cliente. Habilidades Manejo de herramientas tecnológicas y sistemas digitales Proactividad y resolución de problemas Capacidad de trabajar bajo presión Atención al detalle Trabajo en equipo Detalles Adicionales del Cargo Maneja regularmente información confidencial de los clientes. Responsable de autos, equipos y herramientas de la compañía. Maneja pagos, depósitos y documentación relacionada. Relación directa y frecuente con los clientes. Diligencia y mantiene actualizados los formatos y registros operativos requeridos.

Pay:

From $20.73 per hour

Benefits:

On-the-job training Opportunities for advancement Paid time off Referral program

Education:

High school or equivalent (Required)

Language:

Spanish (Required)

License/Certification:

DRIVER LICENSE

(Required)

Location:

Miami, FL 33142 (Preferred) Ability to

Commute:

Miami, FL 33142 (Required)

Work Location:

In person