Night Auditor Position Available In Davidson, Tennessee

Night Auditor La Quinta Inn & Suites by Wyndham – Goodlettsville Nashville TN 120 South Cartwright Court, Goodlettsville, TN 37072 JOB

DESCRIPTION JOB TITLE

NIGHT

AUDIT DEPARTMENT

FRONT

DESK REPORTS TO

FRONT

OFFICE MANAGER & GENERAL MANAGER LOCATION

LaQuinta Inn Goodlettsville, TN PURPOSE:

Responsibilities include, but are not limited to, greeting, and assisting with guest arrivals and departures by handling guest check-ins and check-outs. While providing prompt and courteous service, including receiving telephone calls, guest requests, guest reservations, and faxes and ensuring complete guest satisfaction. Daily completion of the system closes out procedures and preparation of accounting duties as assigned by the General Manager.

RESPONSIBLITIES

• Ensure complete guest satisfaction.
• Ensure complete guest safety.
• Check in and check out of the guest.
• Gives information about room and package rates.
• Must work alongside other team members in harmony.
• Inform guests of the hotel facilities.
• Assign guest rooms.
• Must be friendly, helpful, and well-groomed and dressed to standards always complete with name tag as stated in the employee handbook and LaQuinta Inn Goodlettsville, TN Standards.
• Must understand and adhere to cash handling AND credit card policies.
• Must be well versed in cash handling and accurately balance house bank to include shift cash count verification report and report witness procedure.
• Responsible to always make a great first impression.
• Complete guest registration process to include retrieval of all required information including address, company name and email address.
• Must be familiar with and adequately quote information for LaQuinta Inn Goodlettsville, TN Hotel Frequency program to include reward redemption and processing.
• Completion and distribution of shift check list and EOS Email.
• Daily shift review of applicable PMS Accounting, Statistical and Credit Card Processing Software and daily operational reports review to verify congruency with daily company Accounting and Statics reports.

Recording notes and corrections on each respective report. Daily maintain a correction/audit trail file for all daily corrections and no-show postings. Report findings/report specific information to the General Manager daily.

• Assign guest rooms based on preferences and availability. Informing the next shift of any opportunities due to non-met service requests.
• Drives the revenue management process.

NIGHT AUDIT

• Handling guest concerns in a tactful manner and achieving resolution with guest follow up and written documentation of all occurrences forwarded to the General Manager.
• Daily completion and documentation of daily call around report and shift check lists.
• Knowledge implementation and follow up of all LaQuinta Inn Goodlettsville, TN standards regarding handicap policies and procedures.
• Answers questions regarding the hotel’s facilities and services
• Answering telephones and making reservations
• Answering guest inquiries to include accurate area directions.
• Recommending local area restaurants, points of interest and / or needs for transportation.
• If applicable, Daily review of guest scores and guest survey and social media comments reporting results as designated by the General Manager in nightly email format.
• Handling guest needs.
• Maintaining cleanliness of front desk, lobby, and back office.
• Following up with guest check-ins, opportunities, and other requests.
• Interacting with other departments and employees to ensure a good working relationship for all guest needs.
• Understands and implements (when necessary) all emergency procedures for incidents, accidents, fire, safety, or criminal activity. This includes knowledge and location of all utility shut down equipment and sprinkler and fire alarm knowledge and system locations.
• Ensures that LaQuinta Inn Goodlettsville, TN quality standards and services are maintained for Property, Product and People.
• Must be able to work all shifts or varying schedules to support the business needs.
• Ensures security for the hotel’s customers, employees, and property assets.
• Supports established policies and procedures for LaQuinta Inn Goodlettsville, TN.
• Responsible for following instructions and performing work as assigned by a supervisor or the General Manager.
• Daily review of hotel shift EOS Emails and/or communication logs utilized specific to your hotel location.
• Responsible for daily monitoring of cleanliness and maintaining appropriate inventory levels of Sweet Shop. Ensuring the General Manager is notified of replenishment needs.
• Responsible for logging all lost and found items received from the housekeeping department in the PM system. Ensure lost and found items are secured according to LaQuinta Inn Goodlettsville, TN guidelines.
• Responsible for running of audit reports and journals from the PMS with emphasis on review and correction of deficiencies noted on respective reports.
• Prepares daily revenue/statistical reports by auditing system accounts and journals to break down revenue for disbursement into the company Daily Accounting and Statistical Report.
• Daily review of guest ledger and house account ledger, verifying method of payment meets hotel standard requirements and processing of payments, as necessary.

NIGHT AUDIT

• If applicable, Prepare A/R billing, distribute for General Manager review
• Handles all computer opportunities that might occur throughout the shift.
• Nightly review of rate report, credit card status, previous and current day flash screen and reconciliation report, making all necessary corrective actions.
• Completion of daily night audit pack, daily cash packet and General Manager daily report packet. (Reports, if applicable, may require email notifications)
• Completion of daily pre-close function and daily close out function.
• Daily completion of EDC/EDT/Merchant Link/Dollars on the Net module.
• Balances all revenue and settlement accounts nightly. Make certain not to run close out until after midnight unless instructed by the General Manager.
• Ensures all reports and back-up vouchers are complete and filed properly.
• Reviews and corrects discrepancy in all areas of the PMS. Report discrepancies on audit pack cover sheet.
• If applicable, Ensure daily zip outs and newspaper delivery process and completion prior to 6am.
• Verifies supply inventory level – complete report and forward to the General Manager.
• Prepare daily labor time and cost (housekeeping/laundry) on report and publish for all employees to review.
• Prepare nightly email for General Manager to include requested daily and PTD revenue results, labor time and costs, out of order rooms/explanation, complimentary rooms/reason, Guest Comment/Score review and housekeeping rooms cleaned discrepancy.
• Begin set up of breakfast (cooking/total preparation if applicable) prior to breakfast attendant arrival.
• Check exercise room, business center and pool area for supplies and amenities. Replenish, clean, and organize as needed.
• Verify public area restroom cleanliness and act, as necessary.
• Verify cleanliness of lobby vestibule and other exit locations. Act if necessary.
• Stock fax machine and all printers with paper and prepare front desk for current day activities.
• Must have exceptional knowledge in hotel accounting operations to include all aspects of LaQuinta Inn Goodlettsville, TN PMS, company Daily Accounting Report, and other applicable PMS modules.
• Must have exceptional mathematical skills and ability to operate a 10 key by touch.
• Must have exceptional abilities to use computer systems and software specifically PMS Brand Software to include various modules, Microsoft Word, and Microsoft Excel.
• Responsible for knowledge, review and training of all safety procedures as outlined in the LaQuinta Inn Goodlettsville, TN safety manual.
• Responsible for reporting all suspicious persons or activities, hazardous conditions to management and/or front desk.

Due to the hours of this shift, a phone call to the General Manager may be necessary.

DESCRIPCI

ÓN

DE FUNCIONES T

ÍTULO

DEL PUESTO

AUDITORÍA

NOCTURNA DEPARTAMENTO

RECEPCIÓN

REPORTA A

GERENTE

DE FRONT OFFICE Y GERENTE GENERAL UBICACI

Ó

N:

LaQuinta Inn-Goodlettsville, TN PROPÓ

SITO:

Las responsabilidades incluyen, pero no se limitan a, saludar y ayudar con las llegadas y salidas de los huéspedes mediante el manejo de los registros de entrada y salida de los huéspedes. Al tiempo que proporciona un servicio rápido y cortés, incluida la recepción de llamadas telefónicas, solicitudes de huéspedes, reservas de huéspedes y faxes y asegura la satisfacción completa de los huéspedes. La finalización diaria del sistema cierra los procedimientos y la preparación de las tareas contables asignadas por el Gerente General.

RESPONSABILIDADES

• Garantizar la completa satisfacción de los huéspedes.
• Garantice la seguridad total de los huéspedes.
• Check in y Check out del huésped.
• Proporciona información sobre las tarifas de habitaciones y paquetes.
• Debe trabajar junto a otros miembros del equipo en armonía.
• Informa a los huéspedes de las instalaciones del hotel.
• Asignar habitaciones.
• Debe ser amable, servicial y bien arreglado y vestido según los estándares, siempre completo con la etiqueta con el nombre como se indica en el manual del empleado y los estándares del hotel

.

• Debe comprender y cumplir con las políticas de manejo de efectivo Y tarjetas de crédito.
• Debe estar bien versado en el manejo de efectivo y equilibrar con precisión el banco de la casa para incluir el informe de verificación de conteo de efectivo por turnos y el procedimiento de testigo de informe.
• Responsable de causar siempre una gran primera impresión.
• Complete el proceso de registro de invitados para incluir la recuperación de toda la información requerida, incluida la dirección, el nombre de la empresa y la dirección de correo electrónico.
• Debe estar familiarizado y citar adecuadamente la información del programa LaQuinta Inn-Goodlettsville, TN Hotel Frequency para incluir el canje y procesamiento de recompensas.
• Finalización y distribución de la lista de verificación de turnos y correo electrónico EOS.
• Revisión diaria del turno de software de contabilidad, estadísticas y procesamiento de tarjetas de crédito PMS aplicable y revisión diaria de informes operativos para verificar la congruencia con los informes diarios de contabilidad y estática de gestión hotelera.

Registrar notas y correcciones en cada informe respectivo. Mantenga diariamente un archivo de seguimiento de corrección/auditoría para todas las correcciones diarias y publicaciones de no presentación. Reportar hallazgos / reportar información específica al Gerente General diariamente.

• Asigne habitaciones según sus preferencias y disponibilidad. Informar al próximo turno de cualquier oportunidad debido a solicitudes de servicio no satisfechas.
• Impulsa el proceso de gestión de ingresos.

AUDITORÍA

NOCTURNA

• Manejar las inquietudes de los huéspedes de manera discreta y lograr una resolución con seguimiento de los huéspedes y documentación escrita de todas las ocurrencias enviadas al Gerente General.
• Finalización diaria y documentación del informe diario de llamadas y listas de verificación de turnos.
• Conocimiento de la implementación y seguimiento de todos los estándares del LaQuinta Inn-Goodlettsville, TN con respecto a las políticas y procedimientos de discapacidad.
• Responde preguntas sobre las instalaciones y servicios del hotel
• Contestar teléfonos y hacer reservas
• Responder a las consultas de los huéspedes para incluir direcciones precisas del área.
• Recomendar restaurantes de la zona, puntos de interés y/o necesidades de transporte.
• Si corresponde, revisión diaria de los puntajes de los huéspedes y encuesta de invitados y comentarios de redes sociales que informan los resultados según lo designado por el Gerente General en formato de correo electrónico nocturno.
• Manejo de las necesidades de los huéspedes.
• Mantener la limpieza de recepción, vestíbulo y back office.
• Seguimiento con check-ins de huéspedes, oportunidades y otras solicitudes.
• Interactuar con otros departamentos y empleados para garantizar una buena relación de trabajo para todas las necesidades de los huéspedes.
• Comprende e implementa (cuando sea necesario) todos los procedimientos de emergencia para incidentes, accidentes, incendios, seguridad o actividad criminal. Esto incluye el conocimiento y la ubicación de todos los equipos de apagado de servicios públicos y el conocimiento de los rociadores y alarmas contra incendios y las ubicaciones del sistema.
• Asegura que los estándares y servicios de calidad del LaQuinta Inn-Goodlettsville, TN se mantengan para la Propiedad, el Producto y las Personas.
• Debe ser capaz de trabajar todos los turnos o horarios variables para satisfacer las necesidades del negocio.
• Garantiza la seguridad de los clientes, empleados y activos inmobiliarios de los hoteles.
• Apoya las políticas y procedimientos establecidos para LaQuinta Inn-Goodlettsville, TN
• Responsable de seguir instrucciones y realizar el trabajo asignado por un supervisor o el Gerente General.
• Revisión diaria de los correos electrónicos EOS de turno del hotel y / o registros de comunicación utilizados específicamente para la ubicación de su hotel.
• Responsable del monitoreo diario de la limpieza y el mantenimiento de los niveles adecuados de inventario de Sweet Shop. Asegurar que el Gerente General sea notificado de las necesidades de reabastecimiento.
• Responsable de registrar todos los artículos perdidos y encontrados recibidos del departamento de limpieza en el sistema PM. Asegura que los artículos perdidos y encontrados estén asegurados de acuerdo con las pautas de LaQuinta Inn-Goodlettsville, TN .
• Responsable de la ejecución de informes de auditoría y revistas del PMS con énfasis en la revisión y corrección de las deficiencias observadas en los informes respectivos.
• Prepara informes diarios de ingresos / estadísticos mediante la auditoría de cuentas y diarios del sistema para desglosar los ingresos para el desembolso en el Informe Diario de Contabilidad y Estadística de hotel.
• Revisión diaria del libro mayor de huéspedes y del libro mayor de la cuenta de la casa, verificando que el método de pago cumpla con los requisitos estándar del hotel y procesando los pagos según sea necesario.

AUDITORÍA

NOCTURNA

• Si corresponde, prepare la facturación de cuentas por cobrar, distribuya para la revisión del gerente general
• Controla todas las oportunidades informáticas que pueden producirse durante el turno.
• Revisión nocturna del informe de tarifas, estado de la tarjeta de crédito, pantalla flash del día anterior y actual e informe de conciliación, realizando todas y cada una de las acciones correctivas necesarias.
• Finalización del paquete de auditoría nocturna diaria, el paquete de efectivo diario y el paquete de informe diario del gerente general. (Los informes, si corresponde, pueden requerir notificaciones por correo electrónico)
• Finalización de la función diaria de pre-cierre y la función de cierre diario.
• Finalización diaria del módulo EDC/EDT/Merchant Link/Dollars on the Net.
• Equilibra todas las cuentas de ingresos y liquidación todas las noches. Asegurarse de no cerrar hasta después de media noche a menos que se lo indique el Gerente General.
• Asegura que todos los informes y comprobantes de respaldo estén completos y archivados correctamente.
• Revisa y corrige discrepancias en todas las áreas del PMS. Informe de discrepancias en la portada del paquete de auditoría.
• Si corresponde, asegúrese de que los cierres diarios y el proceso de entrega de periódicos y la finalización antes de las 6 a.m.
• Verifica el nivel de inventario de suministro: informe completo y reenvíelo al Gerente General.
• Prepare el tiempo y el costo de la mano de obra diaria (limpieza / lavandería) en el informe y publíquelo para que todos los empleados lo revisen.
• Prepare un correo electrónico nocturno para que el Gerente General incluya los resultados de ingresos diarios y PTD solicitados, el tiempo y los costos de mano de obra, las habitaciones / explicación fuera de servicio, las habitaciones / motivo de cortesía, el comentario del huésped / revisión de la puntuación y la discrepancia de limpieza de las habitaciones limpias.
• Comience a preparar el desayuno (cocción / preparación total si corresponde) antes de la llegada del asistente del desayuno.
• Revise la sala de ejercicios, el centro de negocios y el área de la piscina para obtener suministros y comodidades. Reponga, limpie y organice según sea necesario.
• Verifique la limpieza del baño del área pública y actúe según sea necesario.
• Verifique la limpieza del vestíbulo y otros lugares de salida. Actúe si es necesario.
• Almacene la máquina de fax y todas las impresoras con papel y prepare la recepción para las actividades actuales.
• Debe tener un conocimiento excepcional en operaciones de contabilidad hotelera para incluir todos los aspectos de LaQuinta Inn-Goodlettsville, TN PMS, company Daily Accounting Report y otros módulos de PMS aplicables.
• Debe tener habilidades matemáticas excepcionales y la capacidad de operar una tecla 10 con el tacto.
• Debe tener habilidades excepcionales para usar sistemas informáticos y software específicamente PMS Brand Software para incluir varios módulos, Microsoft Word y Microsoft Excel.
• Responsable del conocimiento, revisión y capacitación de todos los procedimientos de seguridad descritos en el manual de seguridad del LaQuinta Inn-Goodlettsville, TN .
• Responsable de reportar todas las personas o actividades sospechosas, condiciones peligrosas a la gerencia y / o recepción.

Debido a las horas de este turno, puede ser necesaria una llamada telefónica al Gerente General.

Job Type:

Full-time Pay:

$13.50 – $14.50 per hour

Benefits:

Employee discount

Schedule:

10 hour shift 8 hour shift Evening shift Every weekend Night shift Weekends as needed

Work Location:

In person